除了讓員工自己對工作表現感到滿意之外，另一個很重要的事，就是經常對團隊成員的貢獻表示感謝。然而人總是很常忘記說謝謝，這不僅是錯過了表達感謝的機會，更有損士氣，帶來負面影響。
雖然表示感謝聽起來像幼兒園活動，不像職場行為，但我們必須用正確的態度來看待這件事。員工若感覺自己的能力獲得認可，工作就會更加投入。此外，《富比世》2017 年的一項調查指出，「若是出現不被認可的感覺，66％ 的員工會辭職。」
此外，最好針對每一個團隊成員的特殊貢獻親自表達感謝。但要注意：表達感謝不只是（在線上）拍拍對方的肩膀，說聲「幹得好，謝啦！」你必須具體提出你從哪些地方看到對方的努力與價值──讓他知道你稱讚的是實際工作成果。不能只講好聽話，要真心讚美、真心認同。
以表揚努力取代表揚能力
史丹佛大學心理學教授卡蘿．杜維克（Carol S. Dweck）做了一份與心態有關的研究，研究對象很廣。研究結果發現，兩種不同的讚許方式會導致兩種截然不同的結果。
瑋南．剛納森（Vernon Gunnarson）這樣描述杜維克的研究：「比起讚許天生的能力，讚許『努力』可以幫助我們產生成長型心態，而不是落入固定型心態。具備成長型心態的人相信，只要努力不懈就可以加強自己的技術和能力，抱持固定型心態的人則認為，自己的能力由先天的才智決定。」
換句話說，杜維克教授認為，稱讚先天才智雖然是至高無比的讚美，卻不太能激勵人心。這是因為聰明或有天份的人不一定知道成功的秘訣，也不知道下一次要怎麼做才能再次邁向成功。然而，付出努力而獲得讚許會倍感欣慰，因為這代表有人確實意識到你的貢獻。這種暖心的讚許可以大幅提升工作動力──因為被稱讚的人知道該怎麼做才能獲得更多讚賞。
還有一點要強調：表達感謝之餘，可以更近一步表示對團隊成員的支持。
有很多人跟我一樣，覺得行之有年的上至下年度績效審核，已經過時了，而且還令人無感。現在有太多有效的創意方法可以評估工作表現並鼓勵員工進步。首先，Thanksbox.co 提供一系列可以幫助員工工作更投入的數位工具， 如「同儕認可」（Peer-to-Peer Recognition）、「獎賞與認可」（Rewards& Recognition）， 或可以蒐集回饋、設定挑戰、提升動力的 「想法版」（IdeasBoard）。
總之，我們應當定期舉辦團隊感謝活動，考慮改變績效審核方式，並且每天真心表達你個人對同事的感謝。
慶祝成就的重要性
另外還有規模較大的感謝機制──慶功。除了實際見面的慶祝，也有很多方法可以舉辦遠距慶功宴。
許多團隊使用視訊工具舉辦猜迷聚會或是團體遊戲時間。有些公司會寄零食包裹給員工，也有公司提供健身房會員或家事服務，當成福利。FlexJobs 遠距團隊在 Yammer 上創立群組，其中有讀書會、做菜群組以及寵物照片分享群組。快樂梅利的完全分散團隊曾經在冗長的會議利用中場時間舉辦線上舞會（雖然有些人只是坐在椅子上點頭，其他人卻好似沒人在看一樣狂舞了起來，羽毛、帽子、墨鏡等裝備都上場了）。
而有些人在實體辦公室、有些人遠距的「部分分散團隊」要怎麼慶功，這就得花點心思。我訪談的專家都表示，一定要讓所有人感覺賓主盡歡。舉例來說，萊恩．范．魯斯麥倫表示：「在跟荷蘭的團隊慶功時，我們同時也會跟羅馬尼亞的團隊慶功。唯一的差別在於，我們之間的距離有 1,700 公里。」與 Remote.co 的一次訪談中，溝通主管艾莉．凡內斯（Allie VanNest）提到一家只有半數員工在辦公室上班的科技公司 Parse.ly：
對我們的遠距團隊來說，最大的挑戰是建立團隊向心力。一個大案子做完，或達成季度目標，都是全公司的成就，自然會想要慶功。一定要讓遠距員工也一起慶祝，尤其我們的產品團隊全是遠距員工，我們有什麼成就，他們都功不可沒。
我們的慶功通常會安排外出休閒，這樣不但可以慶祝，也可以談談公事。上週行銷團隊表現優異，我們決定上水療館慶祝，便寄了水療館的禮券給一名遠距行銷，還說要在她做指甲的時候打 Google Hangout 給她，鬧她玩。
最後一點：花時間慶功並表揚重要成就，也是仔細審視已完成工作的機會，可以退一步想想我們究竟達成了哪些目標。
替慶功宴這個主題做個總結。企業家弗洛伊恩．胡爾納（Florian Hoornaar）分享了他的觀點，這種哲學在他的公司相當管用：慶功不只是為了在努力工作後舒壓，也是為了提振士氣，替下一個篇章做準備。
與每個團隊成員建立良好的關係
全球服務公司 Appirio 的人資負責人艾琳．戴維森提出以下建議：「管理遠距工作團隊最大的困難在於，讓每個人都感覺自己與團隊以及本公司的文化緊緊相連。我們努力舉辦實體團隊活動、線上活動，並經常舉行視訊會議。然而，要確保每個人都感覺關係緊密，仍有難度。平常不能在辦公室看到團隊成員，就不太清楚大家每天都在做些什麼，因此，找到保持聯絡的方法就很重要。」
同樣，網頁設計／科技工作室「真形功」（Authentic Form & Function）的克里斯．阿諾認為每週關心、感覺團隊成員的感受相當重要。
當然，成員之間建立起緊密的關係，每個成員也都覺得自己的價值備受重視，有個快樂的團隊，這些都很重要。但是還有更深的面向執得探討。開源軟體公司 Canonical 的人文執行長克萊兒．歐康納（Claire O’Connell）指出：「沒有每天見到同事，有時要過了好一段時間才會發現哪裡出了問題。因此主管必須把參與感和溝通視為最重要的關鍵。」這項建議反映出一個事實：小誤解累積之後，最後會造成團隊成員疏離，進而演變成大問題──團隊成員的問題，以及整體團隊的問題。
然而，該如何與每個成員建立良好的關係，每個公司都有不同的做法，每個團隊也會有不同的做法。重點在於要先找到自己建立關係的方式，再來就要持之以恆。方法很多，可以試著花幾個月嘗試一種方法，看看可不可行，接著評估往後該如何繼續。說到這裡，就必須進入下一個主題。
用可逆的小步驟做實驗
實驗要以小單位進行，這樣可以降低風險，若是失敗有才有機會可以馬上修正。
—阿米諾支付（Amino Payments）工程部資深副總傑瑞米．史坦頓
遠距工作需要經常掌握實際進度，所以在實行遠距工作時，不妨參考敏捷專案工作法中的 Scrum 程序架構。敏捷工作法是一種專案管理與工作流程模式，源自於軟體開發界。敏捷工作模式是種「迭代」工作法，也就是把工作拆解成可以測量的小單位目標。Scrum 架構通常會規畫一至兩週可以完成的小目標（有時又稱作衝刺目標 sprints），並設定明確的、要交付的成果──這個要交付的項目不一定是完整的工作成果。每次衝刺結束後，團隊會聚在一起討論工作現狀以及如何繼續往前。
迭代工作法有許多優勢。最主要的有二：客戶會知道團隊一直有進度，可以馬上抓出問題，並且在問題發生時立刻解決，避免進度大幅落後或是延後結案時間。敏捷工作心態的美好之處在於，能定期評估工作進度與狀態，就可以視需要微調、改變工作模式，或是砍掉重練。
Remote.co 曾對 135 間遠距友善公司做的問卷調查。問卷中有一題是：「你的團隊的工作方式有哪些改變？」從一些人的答案中，可以看出他們使用迭代工作法，而使用迭代工作法處理的工作大部分講求生產力。
學生課程筆記交易平台 StudySoup 表示：「我們以前在做規劃時比較隨性，通常都是在團隊會議時解決。我們現已改用另一種規劃程序，公司的共同創辦人會跟我一起擬定當週的優先處理事項，接著與各部門聯繫，討論他們當天可以完成哪些進度。」
科技業首席營運長納撒尼爾．曼寧（Nathaniel Manning）說道：「公司剛成立的時候，大家只是埋頭苦幹。但是隨著年紀增長，大家都累出病了。這樣很慘，會打擊團隊士氣，而公司當時也沒有相關機制可以在出事前伸出援手。後來我們開始嘗試『目標與關鍵成果』，讓員工替自己設定目標，接著再用這些目標來評估員工的生產力。」（這是肯亞奈洛比的非營利科技公司，他們設計的開源軟體可以「提供發聲管道，幫助使用者聽取別人的建議並做出妥善的回應，尤其是危機反應、人權問題舉報，以及政府透明度的相關問題」。）
再舉一個敏捷工作模式案例。這個例子來自於問卷中的問題：「管理遠距員工時，最困難的是什麼？」
網頁開發設計公司 Project Ricochet 的合夥人暨開發者凱西．科布（Casey Cobb）談到：
對我來說最困難的地方在於，我們使用的溝通工具可能會導致公司所有人一天到晚在處理急件，這樣員工就很難排定工作的輕重緩急，無法專心處理事情，也很難在工作時出現心流。
Slack 非常方便，但是使用者必須一直在不同的頻道間切換對話，這樣很容易疲勞。在公司裡，我們花了很多時間確保大家不會被不重要的事拖垮，每個團隊成員在一天的開始會先做好當日規劃，我們會在一對一談話時檢視成員是否有能力完成當日進度。如果無法完成當日進度，通常代表他們在完成任務，或是判斷事情的優先順序上面，需要加強能力。但也有可能是公司整體規劃有待加強，別再老是把事情拖到變成急件才丟給員工，因為急件實在很容易讓人心力交瘁。
再強調一次，迭代工作法的優點在於可以做短期、低風險、獨立的小實驗，並且直接從這些實驗中學習。
關於遠距組織與人力的擴編
不要道聽塗說……有些人說遠距模式到了一定的程度就不能再成長了。我們公司已經有 150 人，仍在持續成長。
—學習軟體開發公司 Articulate 首席營運長弗瑞席爾．米勒（Frazier Miller）
新創企業常需要重新評估自己的效率，正在擴張的公司也需要這樣。針對後者，許多專家提供了遠距模式擴編的相關建議。重點在於，要確保溝通工具與溝通方式可以跟上公司的成長，並視需要調整公司架構，例如在公司超過一定規模後增加管理層級（比如人數達 50 人）。也有人建議綜合上述兩點，重新調整架構，把人員分成小組，這樣便可以召開人數較少的小型會議，讓每個人都有發表意見的機會，也都可以從會議中得益。
GitHub 產品設計科比．查博（Coby Chapple）：「適合 80 人團隊的工具與工作習慣，與適合 300 人團隊的工具與工作習慣有很大的不同。人數多，溝通就必須更頻繁、更清楚，還需要事前更縝密的規劃。討論公司結構時更需要注意這些細節。要順利擴編就必須升級溝通工具和工具使用習慣。」
Trello 行銷副總史黛拉．加博（Stella Garber）：「隨著公司成長，我們也必須開始使用其他溝通工具。舉例來說，我們有個每週『業務總覽』看板，定期在板上更新各項專案進度，讓所有人都知道公司發生了哪些事。」
「工作解決方案」（Working Solutions）人才管理副總克莉絲汀．坎爾：「隨著公司的成長，每天的業務會用到的科技也更多了。每個步驟的參與人數越來越多，持續提升效率就變得相當重要。我們建立了更有系統的溝通機制，像是績效管理程序以及季度會議，藉此確保每個人都能得到自己需要的相關資訊。」
Tortuga 執行長弗瑞德．佩羅塔：「隨著公司成長，我們制定了更多程序、做了更多規劃。方法錯誤，這些程序、規劃就會變成官僚體制。方法正確，這些系統就可以幫助公司順利運作，即便員工分散在各處。」
《關於作者》
萊絲特．薩德蘭 Lisette Sutherland
生於德國的美國裔荷蘭人，住在荷蘭，現任歐盟╱美國跨大西洋未來職場專家小組（EU/US Transatlantic Expert Group on the Future of Work）小組成員，這是由布魯塞爾的布勒哲爾智庫（Bruegel）及德國的馬歇爾基金共同推動的任務，旨在推動歐美未來職場工作模式的再進化。
萊絲特也是「超強能力協作公司（Collaboration Superpowers）」的創辦人，專門為團隊、個人、企業主管提供未來彈性與遠距工作的顧問，並在全球邀請獲有執照的專業企業顧問推動線上的互動工作坊。
克麗思登．珍妮—尼爾森 Kristen Janene-Nelson
在出版界擁有超過 25 年經驗的專業顧問、資深班級者。她在一次彈性工作任務的過程中，於度假勝地聖胡安群島結識萊斯特．薩德蘭，開啟兩人在許多遠距專案上合作的契機。
註：本文摘自萊絲特．薩德蘭、克麗思登．珍妮—尼爾森的《歐洲彈性工作法則：提升人生滿意度，促進團隊生產力，成功遠距+彈性工作的全方位最新實用指南》，由遠流出版授權換日線原文轉載並增訂小標。惟圖、文經編輯，均與原作有部分出入，欲閱讀作者完整作品，歡迎參考原書。
執行、核稿編輯：孫雅為
