從 5 月 15 日起，雙北以及全國陸續進入三級警戒，疫情雖然沒有等比跳躍，但也尚未被壓制。許多公司行號開始實行異地辦公、分流辦公或是在家辦公，以配合政府防疫，降低群聚交互傳染的風險。
即便在去年有些公司已經開啟過第一波的在家辦公行動，但由於去年的疫情相對穩定，這個在家辦公的風潮，其實也就只維持了不到一個月的時間。然而今年四、五月一連串爆發的社區傳播案例，讓許多企業必須認真思考，究竟要如何實施工作型態的轉型？施行遠距辦公之後，要怎麼有效管理旗下的員工？
對於員工應該要如何適應在家辦公的工作型態，已經有許多文章和分享可以參閱，然而對於主管與老闆們，似乎沒有太多相對應的討論。其實要能達到最好的效能，主管與公司經理人，扮演著更重要的角色！今天，我將以資深 WFH（Work From Home）族群以及管理層的角度，跟大家分享一些遠距管理的心得，希望能在這段期間幫助各位更順暢地與團隊溝通。
遠距辦公管理會成為未來的趨勢
也許有些朋友還是認為，遠距辦公只是在新冠疫情影響之下的一種應變方式，在未來疫情解封時，大家還是會回到傳統的辦公環境。
其實早在新冠疫情之前，就有越來越多的企業將部份能夠流動的職位採用遠距辦公的方式，如此可以更彈性地在各地都設有代表，處理當地的業務，並且也能夠跨越地理區塊聘雇優秀的人才。比如以往你的業務員都在台北，如果希望能吸引台南的客戶，可能要透過出差才能達成。但在遠距辦公的機制之下，你可以在台南當地聘僱一到兩位業務人員，讓他們處理台南的業務開發，而不需要花費差旅成本，或甚至在一開始便於台南設立一座完整的辦公室，更可以達到高效的拓展可能。
當然，不是每一種職責類型都能夠轉為遠距，但如果公司有完善的遠距辦公體系，包含軟體、硬體和行政的配置，並適當地轉化合適的職位作為遠距管理，則你便比其他的競爭對手擁有更多彈性，能夠同時獲取異地的人才、資源，跨地區，甚至跨國境地為客戶提供最即時的服務。
就算看不見，也要相信你的員工
對許多主管或是老闆而言，「看不見」自己的員工在眼前，總覺得哪裡怪怪的。他們是不是在摸魚？會不會忘記今天要交的報告？是不是得空在玩遊戲？待會的會議是不是又遲到？
此時的你應該要不斷提醒自己：你要相信你的員工有能力，也有這個責任心去完成你交付給他的工作。如果你不相信他，或是你不叮嚀、催促、緊迫盯人，他就不會產出，那你也必須要負一部份責任，一則是：你為什麼聘雇他？選擇他？二則是：你是否沒有清晰地告知他的工作與職責？沒有辦法有效地與團隊溝通，讓他們在第一時間就理解你所期望的成果為何？
異地和在家辦公，管理者必須要信任自己的員工。如果沒有辦法做到這一點，對於你或是對於你的團隊，這都會是一場痛苦而充滿掙扎的過程。
用「事件的進程」而不是「員工的課表」做追蹤
很多管理者在接到需要在家辦公的消息時，第一時間便是規劃了一整週的「課表」，把上班時間畫出來，發給所有團隊成員讓他們每天填寫上交，並且時不時追蹤課表的進度，看看大家是否在「偷懶」。
但主管們在遠距辦公時，也應該「更新」你的管理方式，畢竟身處在不同的情況與場域，卻仍然抱持著一樣的期待與管理，那注定不會有效率。與其花時間去追蹤每個員工每小時都在做什麼，不如把追蹤的方式更改為事件的進度，管理員工的成果和產出，而非管理員工的時間。
你需要花一些時間和團隊與每位主要成員一起探討，工作型態的改變對公司和他們個人有什麽影響，重新列出公司短期與長期的目標，再分化成為每月和每週需要達到的目標與成果，並為這些目標列出行動步驟與期限。
給予員工合理的時間，依照這些期限和步驟去追蹤，才能發揮遠距辦公的效率，也更能夠驗證員工是否真的達到指標，而非只是在課表當中填寫一些無中生有的事件去充數而已。
有系統而規律的溝通
另一個對於遠距管理的挑戰是：要多少的虛擬會議才能有效溝通和管理？
以往走到辦公桌旁邊講兩句就可以解決的事，現在可能也變成了一個會議需求。並且有許多人反應，因為無法面對面溝通而造成許多認知和期待的差異，因此一件事可能要開三、四次會才能夠推進。最後，每位主管的行事曆上都被各種視訊會議給佔滿，根本沒有喘息的時間！
基於每個產業和工作性質的差異，我很難給到一個確切的黃金數字能放諸四海皆準。但有一些基本的溝通頻率和方式可供大家參考，希望能幫助讀者更有效率地使用視訊會議的頻率。
- 管理和匯報型的會議，最好都能依照固定的週期舉行。
例如，每週固定和每個團隊成員有一個小時的一對一時間，每週整個團隊有一個大會，然後每兩週一次大部門會議等。端看你的團隊和公司組織大小，你可以適當調整會議的時間，並且在一段時間後進行滾動式的調整。除此之外不要額外安插其他沒有主題或不必要的會議，盡可能把所有需要開會的內容都放在固定的例會當中討論，而其他告知型的内容則可改為 email 溝通，節省彼此的時間。
- 以最大公約數設定共同辦公的時段，保留一些彈性工作時間。
在家辦公難免會因為個人或家人的原因而必須要挪動辦公時間。但由於每個人的作息和家中成員不同，有的人可能喜歡早起提早開始工作，而有的人則會選擇延遲到晚上再處理部份公事。那麽這個時候，公司可以發文規定，所有的工作者在 10:00─16:00 的這段時間，除了事先請假或報備之外，應該隨時在線，參與會議與公務的討論；而其餘的時段，則可以在與主管討論之後，彈性地提早或延後工時。如此不但給與大家一些彈性去配合各自家庭狀況的空間，同時也最大化集體的溝通效率，是一個不錯的方式。
- 開會不要超時！開會不要超時！開會不要超時！重要的事情要說三遍。
在會議當中如果有一個事件卡住會議進程，無法馬上被解決，或是需要更多的討論，你可以再針對這個話題，會後留下必要的人討論，或是另約一個時間談談，而不是把整個會議無限期地往後延遲。會議組織者，或是主導會議的人必須要適時阻斷討論，以維持會議的進行。
- 會議組織者有義務事先發送議程和相關的文件給與會者。
雖然視訊會議上可以使用簡報方式分享銀幕，但有時遇到技術性困難，或是在文件上的數字太小，可能會影響效果。因此能夠事先分享的內容，最好都在會議前發給大家。
- 你需要比傳統會議更多的感官輔助，例如圖片、樣板，或是一些影片、音樂等幫助溝通。
可以把你想要說的話整理成圖表，也比單純的文字或 bullet point 更能有效地被理解。同時也建議公司統一規定大家是否都需要開啟攝影機參與所有的會議，不要有的人露臉，而有的人神隱。要就大家一起，這樣會顯得更專業，互動也更豐富。
- 重要的會議一定要有備用平台，把技術問題爆發的影響降到最低。
例如一般大家使用 WebEx，但有重要的客戶會議時，最好能同時也設定一個 Zoom 會議連結，如果其中一個無法正常運行，可以馬上切換另一個平台，不會浪費大家寶貴的時間。
因應遠距辦公投資軟、硬體，並計劃未來組織架構的改變
既然異地辦公勢必會成為趨勢，公司應該要規劃、投資支持產業內容的軟、硬體。像是關乎資訊安全的 VPN、讓員工轉用配置攝影機和麥克風的筆記型電腦或平板、付費使用的企業會議平台、安全的文件共享雲端，以及減少紙類報告、轉用電子檔案或線上管理平台等。
甚至在未來，你的組織架構也可因應遠距辦公的的方式而做出調整。在高度數位化的環境當中，組織應會變得更加扁平，層級之間的距離拉近，其實也可以省下一些人事和行政成本。
給予員工幫助和關懷
最後要記住，大家都像你一樣，正在適應這波疫情對生活的衝擊與改變。不是每個人都有良好的在家辦公環境，試著幫助大家克服、突破在家辦公的困境，多關心團隊的家庭情況，並且也分享你自己的近況。社交距離不會阻斷我們對彼此的關懷，希望大家都能平安順利地度過這一波疫情的衝擊，我們一起加油！
執行編輯：蕭又寧
核稿編輯：孫雅為
