第一次聽到 “ Cuppa and catch-up “ 是入職的第一天，記得人資主管劈裡啪啦地和我講解公司的各種福利制度，包括最基本的年假、績效分紅、私人健康保險等，然後她突然說：「我們每週都會規定辦 Cuppa and Catch-up，歡迎妳來參加！」
雖然不太確定那是什麼鬼，但就我對英國文化的了解，“ cuppa ” 是 “ cup of tea ” 的縮寫，“ catch-up ” 指的是閒聊，所以這個我以前從來沒聽過的名詞，講的應該是大家一邊喝熱茶一邊打哈哈的活動，就像在前公司上班時大家常常會聚在茶水間裡閒聊那樣，只是現在變成「線上版」。
英國人熱衷聊天，辦公室裡的 “ chit-chat ” 是很重要的職場文化，這點我在第一本書《大不列顛小怪癖》中有提過，所以即使進入遠距工作的時代，這種 small talk 也不能被省略，而且還變得更重要。也因此，如何凝聚員工的向心力、增加員工的參與感，就成了人資部門最需要花時間研究的課題之一。
因為遠距工作的關係，員工無法像以前一樣在茶水間偶遇閒聊，如果人資不刻意安排一個時間讓大家在線上相聚，許多員工可能永遠沒有和彼此說到話的機會，尤其是不同部門、彼此沒有業務關係的同事，連互通 email 的機會都不會有，更別提聊天了！
所以我們公司人資部每週最重要的一件事，就是確保每位員工都有收到這每週半小時的 “ Capps and Catch-up ” 會議邀請，至於要不要參加，每個人可以視當天忙碌程度決定，不一定每場都需要出席。
我身處的業務部由於非常忙碌，幾乎不太可能每週都抽出半小時來閒聊，一般來說我都是利用團隊合作的機會，和執行業務的設計師或導演閒話家常，但是每次看到人資發的 “ Cappa and Catch-up ” 會議通知，都覺得有點不好意思，所以我還是會儘量在比較空的時候參加。
參加了幾次下來，我發現這個活動有一些「固定咖」，也就是每次都一定會出現的成員。雖然不知道是因為這些人比較閒，還是他們真的太愛聊天了，但他們總是會出現在螢幕上，聊天的話題則是天馬行空，從子宮到外太空都有，而且完全和工作無關。個人覺得這雖不失為一個紓解工作壓力的方法，但如果想靠它認識公司裡的每一個人是不可能的，因為固定咖還是少數，多數同事根本抽不出時間，或是不喜歡這類活動。
也因此，我們公司增進員工情感的交流活動不只有這一項，還包括兩場比較正式的大型線下活動：一是一般英國公司都會安排的年度重頭戲──聖誕派對；二是我們公司獨有的園遊會，也就是在夏天氣候溫暖時，邀請全體員工到我們那由農場改建的超大辦公室，進行為期一整天的團康活動。在這些活動中，比較有可能認識大多數的同事。所以在我看來，每周一次的 Cuppa and Catch-up 比較像是茶水間閑聊，次數頻繁，但對於加強團隊凝聚力的功效有限；而大型的 party 和 team-building 則是僱主為與員工舉辦的盛宴，雖然不常發生，但廣度和深度都比較強。
事實上，根據西方職場專家的研究，進入遠距工作模式後，加強員工凝聚力儼然成為僱主的一大挑戰，也因此應運而生許多針對遠距工作模式而提供 “ best employee experience ”（最佳員工體驗）的顧問公司。這些公司的確都大力肯定定期舉辦線上閑聊的功能，無論是使用 Google Meet、Slack 或是一般公司行號最常使用的 Microsoft Teams，定期舉辦和工作內容無關的線上聚會，已成為遠距公司人資部最重要的任務之一。而之所以一定要討論和工作無關的主題，目的就是要讓大家在最輕鬆、無負擔的情境下好好疏解工作壓力。
畢竟經營公司和經營社群粉絲頁有異曲同工之妙，當員工的黏著度越高，表示他們越可能成為該公司的「粉絲」，忠誠度自然也越高，想跳槽或騎驢找馬的人就不會太多。除了定期的線上小聚，職場專家也歸納出以下幾個能提高員工黏著度（engagement）的方法，這些方法分別是：
一、鼓吹身心靈健康
在後疫情時代，僱主必須將員工的健康放在第一位，而且不只是身體健康，心理健康更是後疫情時代的顯學。專家建議僱主應該鼓勵在家工作的員工多多走向戶外，從事有益身心健康的活動，或是即使因為疫情宅在家中，也可以做些療癒的活動，譬如親手煮一頓使用新鮮食材入菜的晚餐、開始為期一個月的瑜伽健身計劃、每日健走一萬步之類的活動，總之就是鼓吹一些和身心靈健康有關的習慣。
這麼做的好處是除了打造一個健康的生活方式，也能在心理上讓員工覺得僱主非常關心他們的福祉，可以縮短員工和僱主的心理距離。專家也建議僱主可以讓工時更有彈性，這樣更利於配合員工的健康計劃，譬如拉長午休時間，讓員工可以到附近散個步，或是在天氣好的日子允許員工早點下班，以好好享受日落前的戶外時光──畢竟在一年有 300 天都在下雨的英國，陽光普照的日子實在太稀有了。
二、確保員工感到自己被重視
無論是否為遠距工作形態，員工都希望自己是被重視的，但在僱主與員工不在同一個空間工作的情況下，僱主該怎麼做到這點呢？英國職場專家建議僱主與管理階層，與其簡單說句謝謝，不如多花點時間，用行動表達感謝。譬如在員工屆滿服務周年時，特別寫封長一點的 email 恭喜他們，甚至邀請他們共進午餐以表達祝福；員工生日時，寄張亞馬遜的電子禮券，即使面額不大也能讓人感到暖意；某個團隊成功搶下大案子時，安排一個小組視訊會議，當著所有成員的面前褒獎這些員工的努力。總而言之，任何各種能表達心意的小動作都可以成為籠絡人心的秘密武器。
此外，永遠保持順暢的溝通管道，讓員工知道你的辦公室大門永遠為他們開啟，即使你們不在同一個辦公室內。遠距工作最大的危機之一就是缺乏溝通，而一對一的面談機會是保障溝通無障礙的管道之一。在這些面談中，請務必確保員工感受到他們的聲音有被聽見，無論是他們提出疑問，或對工作中遭遇到的任何事感到不滿，主管都要處理並且在一定期限內回覆。
三、人性化與客製化的管理方式
即使職場建立的是專業關係，但也請別忘記每位員工都有私人的一面──他們有家庭要照顧、有嗜好與興趣，也和所有人一樣，人生中有時會出現瓶頸，作為主管對這些專業以外的私人領域如果多留一份心，讓員工感到僱主人性化的一面，將有助於員工對公司的向心力。
遠距工作意味著僱主比較無法像傳統工作過模式那樣， 從平日的相處互動中自然得到這些此訊息，因此僱主必須利用特別安排的活動製造人際互動的機會，藉以觀察員工這些單純從工作中比較難發現的面向；或是透過鼓勵員工「自我揭露（self-revealing）」，也就是向大家介紹自己的興趣或家庭情況等的方式，來了解每位員工工作以外的一面。以我們公司為例，每周五會固定對全體員工發送名為「周五報報（Friday Treats）」的電子報，內容除了宣布公司該周內的重大事項，也有不少篇幅是著重在員工生活中的趣事，譬如某某人的寵物狗滿 5 歲了，旁邊配圖就是該員工和她的狗穿母子裝的照片。當然，這些素材都是來自員工本身，每個人想在其他同事前「自我揭露」的程度不同，公司不會強迫每個人都要提供這類的細節。知道員工的嗜好與興趣還有一個好處，就是主管在分配工作時可以將這些因素考慮進去，以增加員工對工作的熱情。
此外，全球員工福利平台公司 Benify 的副總 Chris Wakely 也鼓勵僱主在和遠距員工交流時，應該盡量使用客製化的訊息溝通，無論是頒布績效獎金或宣布年度分紅，如果多花一點時間針對每位員工的獨特情況量身設計訊息內容，絕對能讓員工感受到自己備受重視，而且效果立竿見影。當然，即使是客製化的訊息，內容本身也要秉持誠實和透明這兩大原則，這是遠距工作者建立人際關係的基本法則，千萬不能忽略。
總而言之，遠距工作者感受到僱主對他們的關心是人性化且客製化的，自然會對公司更有向心力， 更願意為公司效力。
四、保持線上溝通無障礙
對於大部分的遠距工作者來說，最大的挑戰之一就是無法和同事們在同一個空間裡合作，但對於工作時間有別於其他同事的遠距工作者來說，這些人的挑戰又多了時間的限制。譬如國際化團隊時常有成員分散在世界各地的情況，很可能 A 的上班時間是 B 的休息時間， 在這樣的處境下， 利用線上溝通軟體或社群平台交流，讓其他同事在自己方便的時間點能參與到對話就變得格外重要。
另一個全球知名的員工福利平台 Whil 的資深產品經理 Tony Ventrice 表示，利用數位產品保持員工之間有順暢溝通的機會，能帶給員工一體感與歸屬感，並能從對話中學習到組織文化，即使大家討論的話題和工作無關也無妨。舉例來說，我們公司使用的線上平台是，除了一般基本的視訊會議與聊天功能，公司也開了好幾個 channel， 譬如有一個叫 Pets Corner， 就是讓有寵物的員工可以交流彼此的寵物經；而我的部門也有一個專門屬於我們團隊的 Chit-Chat channel。
印象最深的一次是某同事在那裡向大家興奮宣布她剛在網上訂了英國知名品牌 Shark 的吸塵器，結果意外引起廣大迴響，幾乎團隊中的每位成員都有回覆。有人說他覺得 Shark 比 Dyson 功能好且價格親民、有人秀出自己用吸塵器清理沙發後的精彩成果，也有人用幽默感十足的語氣挖苦大家，說看到一群人為了吸塵器而興奮，大概是步入中年的跡象。總之我記得當天雖然大家都 work from home，而且這些訊息完全是透過文字傳遞，沒有影像或聲音，但我仍然能感受到在空中交流的熱絡氣氛，堪稱我們部門裡線上閑聊炒熱場子的最成功範例。
五、將團隊合作遊戲化（Gamification）
無論是傳統工作模式或遠距工作， 團隊合作的第一步就是確立每位成員的目標都是一致的，因為唯有在確保每個人的目的地都是同一處的前提下，才有可能成功。而為了讓遠距工作者在見不到彼此的情況下， 還是能有效意識到目標所在，專家建議企業不妨將團隊合作「遊戲化」，意思就是像打線上遊戲一樣，在目標導向的日常任務中加入一些好玩且有競爭性的元素──小至獎勵達成階段性任務的團隊可以得到一個小禮物，像是額外的半天休假，或是由公司提供按摩券等；大到達成年度總業績時整個團隊可以升遷加薪等。總之在讓員工明確知道獎勵的前提下，設計一套衡量成果的機制，讓員工在朝目標邁進的過程中更有團隊合作的動力，也可以在每個階段修正團隊合作的策略，如此一來不但增加了團隊中每位成員交流的機會， 也讓彼此因為追求共同目標而更團結。
而對僱主來說，「遊戲化」的好處是有更明確且標準化的指標可以打考績，這對遠距工作模式來說尤其重要，因為將工作成果量化意味著目標與關鍵結果導向（Objectives and key results）的評估方式， 而不是有沒有出現在辦公室裡，或是花了多少時間在辦公等。
以上洋洋灑灑列出許多關於遠距工作該如何增加團隊凝聚力與黏著度的實例，搭配西方職場專家的建議，希望可以為正在遠距工作或未來可能成為遠距工作者的讀者帶來幫助。
執行編輯：陳品融
核稿編輯：林欣蘋
