上個月的專欄提到遠距工作因為在先天上限制了老闆無法和員工坐在同一個辦公室工作，是「微觀管理」（micro-management）的終點，但這不表示老闆就可以用放牛吃草的佛系管理模式經營公司，更不代表員工從此就不需要和老闆報告進度，想到要報備時再來發一封郵件。相反地，正是因為大家不在同的空間工作，無法像以前那樣只要走到對方的座位，簡單交談幾句就能知道業務目前進行到什麼程度、是否遇到哪些困難、員工又需要哪些幫助；在這樣的情況下，「過度溝通」（overcommunicate）變成一種必要，因為這是一種保障各自的認知都在同個基準線的方式，用英文來說就是「on the same page」──確保每個人都在同一頁，而不是有人已經翻到最後一章，有人卻還停留在第一章。
以下舉一個實際發生在我們公司的例子，說明「過度溝通」為何在遠距工作時，是必要且有效率的溝通方式：
同事 A 以為他寄了影片的檔案給設計師放在投影片中，但其實設計師收到的是 srt 檔案，也就是一般用來做字幕的檔案，而不是影片本身的 mp4 檔案。只要有執行過和影片有關專案的行銷人都知道這兩種檔案的區別，這在行銷公司來說是一般常識，但設計師在回覆 A 同事時卻使用了「過度溝通」的方式，詳細解釋為何 srt 檔案不能被使用，而不是簡單地回信說「這個是錯的檔案，請寄正確的檔案給我」。
他這麼做的目的，不但是想確保同事 A 知道他要的是 mp4 檔案，並透過解釋為何是同事 A 之前寄來的檔案不能用，以避免 A 再寄出 srt 檔案的可能性，儘管這個可能發生的機率很低，但在遠距工作時，如果能用一封郵件解決，就不要增加不必要的郵件往返，畢竟大家不在一起工作，難保對方何時才會回覆你的 email。果然同事 A 立刻就提供了正確的檔案，也沒有提出任何疑問，「檔案事件」的問題迎刃而解，大家都沒有浪費到彼此的時間。
「過度溝通」在傳統的辦公室工作模式下，時常被認為是沒有效率的溝通方式，但在遠距工作的模式下，卻成為有助於提高工作效率的溝通方式，尤其是用書寫方式的「過度溝通」，在遠距工作模式中扮演至關重要的角色。原因除了上述的大家不在同一個空間工作的原因外，還有以下兩個主要因素：
一、「無法立即得到答案」是種常態
很多人在看待遠距工作時，只考慮到空間的問題，但其實遠距工作不但代表員工不在同一個空間工作，更表示員工在掌控時間時有更高的自主性，也就是說每個人在大部分的情況下，都可以自己衡量每樣工作的輕重緩急並加以排序（當然，如果老闆十萬火急地交代必須馬上執行的工作除外），所以你可能無法隨時想開視訊會議就打視訊電話給同事，因為對方可能正在另一個會議中，或是正在全神貫注於某樣工作，根本不會接你的視訊來電。因此在遠距工作模式中的每個人，都應該要有「無法立即得到答案是種常態」的認知。
在這個前提下，身為遠距工作者請盡量用書寫的方式和團隊進行溝通，無論是會議記錄、議程、討論結果或會議後的決定等，請都以書寫的方式記錄下來，而且寫得越詳盡越好，並分享給團隊中的每位成員。如此一來，團隊成員可以用自己的步調決定何時回覆訊息，你也將發現用書寫方式傳遞的訊息，更容易得到團隊成員的反饋，因為大家有更多時間可以思考。
記得 2020 年 3 月新冠疫情剛在英國爆發時，全英國可以 work from home 的公司都被政府要求改成以員工在家遠距工作的模式運作，當時的我還在前公司上班，無論是前公司或是我自己都還完全沒有遠距工作的經驗，印象最深刻的就是每天都有好多線上會議要開，感覺一天上班 8 小時就有 6 小時都在開視訊會議，真正能用來工作的時間根本不夠。現在回想起來，就是因為那時大家沒有意識到「無法立即得到答案是種常態」，還不理解在遠距工作的模式下，不是每個員工都有必要參加每一場視訊會議，也不是每個決定都要透過集體的視訊會議才能達到共識。
二、遠距工作需要資訊更透明公開
遠距工作者由於身處在各自不同的空間工作，無法像傳統辦公室工作者那樣，透過無意間聽到某某人的談話，或是看到某個事件發生的始末，來取得相關的資訊，或是對某事件有基本程度的背景理解。因此，無論是老闆或團隊領導者在分享資訊或公布新的政策時，都要特別留意資訊是否足夠透明且公開。除了可以召開集體視訊會議的方式公告所有人，也建議在會後發出一封群組信，詳細說明每個公告事項的細節，與支持這項公告的具體理由，以確保公司中每位需要被告知的同事都有接收到訊息，並被提供了完整的資訊，最後更別忘了提醒大家儘量提出反饋意見。
譬如我們公司在對於專案經理如何交代設計師或影片剪輯師工作時有非常具體的要求，像是在 email 的主旨欄必須要寫上特別要求的文字與符號，雖然這在每位員工加入公司時的入職培訓時都會提到，算是基本的入職 induction 之一，但公司還是會時常發群組信提醒所有的專案經理，並在信中解釋這個規定背後的理由，是因為郵件系統會自動將主旨欄有這些文字和符號的郵件分類到某個公共信箱，讓所有的設計師與剪輯師在第一時間內看到郵件，而不是淹沒在茫茫的 email 大海中，這樣的做法有助於增進團隊合作時的工作效率。專案經理們知道了這項措施背後是有一個技術性的理由存在後，不但比較容易遵守，也不太會忘記，畢竟沒有人希望自己發的 brief email 是被忽略。
在一般的情況下，「過猶不及」是不變的真理，但在遠距工作的時代，「過度溝通」卻是提高工作效率的必要手段。如果你還沒有遠距工作的經驗，不如把它想成是「遠距離戀愛」，在和另一半處於不同空間有時還是不同時區的情況下，想要給對方 100% 的安全感，似乎需要的也是「過度溝通」。
包括交代一天 24 小時的行蹤、和對方報告自己參加了哪些社交活動、和哪些朋友聚會、何時去探望父母、哪幾天需要加班或出差、每天何時起床何時睡覺等，這些資訊中有許多是在非遠距離戀愛的情況下，可能完全不需要被交代，因為對方可能就和你住在一起，對你的作息與社交圈瞭若指掌。但一旦成為遠距離戀愛，即使最枝微末節的小事也可能造成一場誤會或猜疑，所以大家才說遠距離戀情難維持，因為很多人都無法做到「過度溝通」。
好在遠距工作需要「過度溝通」的事情遠比遠距離戀愛少很多，只要在工作時把握「提供最多訊息」的原則就好，因為遠距工作時資訊永遠不嫌多，「過度溝通」其實才是「適度溝通」。以上說的各種關於「過度溝通」的原則與理由，以及實際案例分享，希望能為大家帶來一些參考，也呼籲所有的遠距工作者都能一起鑽研這門「Overcommunicate 的藝術」，讓大家在遠距工作的職場中無往不利。
執行編輯：劉芳瑜
核稿編輯：林欣蘋
