對日本這個國家的印象，一直都是「井然有序」的。像是 SOP 化的日本服務業，什麼時候該做什麼對策，員工們多在入社時就被灌輸好一套制度；又像是日本文化中的「上下階級關係」，讓日本人在平日待人接物上也有一套明確的（潛）規範。
上述這些，無一不反映出日本是一個「凡事都喜歡建立規範」的國家。在這個國家的企業工作，原以為就像我對日本社會的理解一樣——在日本公司上班，想必也有一套明確的規範、以及明確的工作範圍以供遵循吧？
但等我實際進入日本企業後，才發現這套規則，似乎並不適用於日本職場上。
沒有明確業務範圍的日本職場
日本人材業界前五大的人力資源公司「PERSOL」，在今（2020）年 2 月發表了一份「在日工作外國人的就業實態・意識調查」（原文：日本で働く外国人材の就業実態・意識調査）研究報告書。這份報告書有一項針對「外國人對日本企業的不滿」調查，其中居前十名的不滿中，有一項是「沒有明確的業務範圍」，格外讓我感同身受。
我目前在日本的房地產開發公司工作，所屬的建案推進部門主要目標只有「不要讓預算超支」以及「確保大樓能如預定的時程蓋好」這兩項任務。但實際上要做的工作內容五花八門：從跟政府協調建案設計、和建築師討論大樓設計，到跟銷售大樓的人員討論廣告製作、銷售金額的制定⋯⋯等等，都要一手包辦。而其中一項建案，更僅是由前輩跟我兩個人負責。
光是一項建案就要處理這麼多工作，何況我們兩人同時還要負責協助另外 3 項建案的推進，如何有效率的達成目標就變得十分重要。也因此我認為自己應該要跟前輩做好分工合作，才能夠有效率地達成目標。
而作為一個「識相的外國人」，身處「上下階層明確」的日本企業裡，跟日本人前輩一起組隊工作的時候，我一直都認為自己在這兩人小組裡扮演的角色，應該就是「跟在前輩後面，做好前輩交代給自己的工作」。
然而，事實上前輩卻從來沒有給我指示，要我去做什麼工作。這導致身為新人的我常常不知道現在應該要做出什麼行動、或是什麼對策；又或者是很多時候，我認為某些工作應該要由我去做的，然而前輩也在做同樣工作，或是早已經將那些工作做完了。
這搞得剛進公司時的我，一度非常迷惘與混亂，我不知道該如何發揮自己的所能去工作，也不知道該怎麼適應這個組織。
後來才逐漸領悟到，日本職場習慣的管理模式，其實與其說是要求員工「聽上級命令、做分內的事就好」；不如說更是要員工「自己思考在組織內的責任、主動找事情來做」：
「外接圓」式的日本職場模式
日本明治大學教授、知名商管作家小笠原泰所撰寫的《なんとなく、日本人―世界に通用する強さの秘密》一書，將職場管理工作的模式，用幾何學的「外接圓」和「內切圓」來比喻：
他將「有一個明確的工作範圍與工作權限、只做你職責內該做的事」，稱作「內切圓」式的工作處理模式；反之，「職責外的工作、只要團隊需要就主動做」，則稱作「外接圓」式的工作處理態度。
小笠原泰認為：日本職場推崇的工作態度，其實正是屬於「外接圓」式的；和他國企業大多給予員工明確工作範圍、只做職責內工作的「內切圓」式管理文化，有所不同。
舉例來說，在許多歐美體系的跨國外商當中，每個職位其實都有一個「明確的工作職責」及「明確的業務範圍」。不同員工在團隊中擔任的角色，往往也分割得很清楚。清楚分工下，個人績效以工作描述（Job Description）上的實際表現為依據，權責範圍內若出了什麼問題，也是自己要承擔責任。
就像下圖的內切圓圖一樣：A、B、C 只需要做各自份內的事，不是自己工作範圍的業務，就交給其他人處理。這樣的好處是業務內容不會跟彼此重複，但是要把圓相接起來，就需要一套清晰的制度規範。
反觀，外接圓式的工作處理方式，則如下圖所示：A、B、C 除了做好應該要做的事之外，「沒被指示要去做的事情，也要主動去做」。外接圓式的工作方式的缺點，是每個人做的事情可能會重複，造成所謂的「缺乏效率」；好處則是如果今天有狀況發生，是整個團體共同承擔責任、共同處理問題，比較能夠臨機應變。
而在日本多數企業的文化中，其實正是推崇這種「集體承擔責任」的外接圓式管理哲學——每個員工做事，都要主動為「公司整體」著想；而公司整體的成績，也是由全體員工「榮辱與共」、一起承擔。
這也是為什麼，日本職場上最讓人不能接受的，就是成為「指示待ち」的人（譯：等待被下指令做事的人）。
我曾經跟主管及前輩溝通過，希望能夠分清楚每個人的工作範圍，這樣就不會發生同一件事情有兩個人在做的狀況發生，也會比較有效率。但是主管回答我：「如果分工的話，你只會做份內的工作，很容易成為『指示待ち』的人，但公司不希望培育只會『指示待ち』的人材。」並暗示我要主動去搶其他前輩們的工作來做，學會「主動工作」。
主動溝通，或許是適應日本職場的第一步
進公司不久，就被說要「搶前輩的工作做」、「要主動工作」，其實剛開始還是不太能理解，但工作一年後，我漸漸抓到一些訣竅：
首先，我開始在每日上班前，固定先向前輩匯報今天我要做的工作。一方面是避免前輩跟我做同樣的事，二方面也讓前輩覺得我是一個主動的人，會去主動領導工作進行。
其次，即使是過去沒有做過的工作，只要覺得自己有興趣或想要挑戰，我也會主動提出「自己想要做這項業務」，並告知主管或前輩我計劃如何進行。主管或前輩會判斷這個工作適不適合我，如果適合的話就會放手讓我去做，並從旁教導我該怎麼進行；如果他們判斷這個工作還不適合我的話，也會明確地說「這個由我來做就好」。
簡單來說，懂得「主動工作」、「主動找事情來做」之後，我發現這能幫助自己不管在考績方面、或同事們的評價方面，都得到明顯較好的評價。
雖然老實說，至今對於日本「外接圓」式的工作方式，難免還是無法完全適應，但靠著多跟人主動溝通、多設想「部門整體目標」如何完成、並主動著手進行自己能做的事，我逐漸找到了自己在日商的工作節奏與步調。
執行編輯：邱佑寧
核稿編輯：張翔一
