英文不流利,照樣跟「老外」順利開會的五大訣竅

英文不流利,照樣跟「老外」順利開會的五大訣竅

生活在台灣,雖然偶而也會遇到「老外」,但實際練習英文的機會,總不是太多。多數人最常使用英文的時候,應該都是在學生時期的課堂上、補習班裏吧。

我個人其實也是如此。但出了社會因為工作的緣故,不時需要跟外國人開會,甚至需要簡報,或引導整場議題的討論──你是否跟我一樣,每次像這樣的跨國會議、交流結束後,都想要「好好練英文」,卻總是拖到真正要上場的前一刻,才感嘆書到用時方恨少?

在此,想要分享一些我個人「臨時抱佛腳」的撇步,希望能幫助到突然被指定要開英文會議的人:

訣竅一:背景知識的掌握

在職場上,通常很少會有一個場合,是「完全沒有特定目的」的聚會。因此,不妨先做些功課,了解你即將參加的這個會議,來的人都是什麼產業的?金融圈、資訊圈、教育圈、法律圈......每一個領域都會有背景知識,大家愛談論的話題以及共通的「術語」。

如果你是跟和自己相同產業的人開會,即便是「老外」,相信你也能很快理解他所講的一些關鍵字以及思考邏輯。但若是不同產業,建議可以先蒐集該領域的一些專有名詞、熱門討論話題、近期時事,才能避免見面時各說各話的尷尬,並且能在「該會心一笑時」會心一笑,瞬間拉近彼此之間的距離。

事前可以準備的功課:
 ‧ 這個產業常用的專有名詞、縮寫有哪些?
 ‧ 最近業內有沒有發生什麼大事?
 ‧ 這個領域一定要認識的人物、公司與事件?

訣竅二:討論重心的釐清

這一次會議的目的是什麼?檢討業績、討論合作項目、障礙排除還是未來計畫?當一個會議的目的越明確,通常月不用擔心會聽不懂,因為大家會繞著這個話題打轉,你也比較容易找到發言的機會。

雖然有些國家的人,還是習慣在正式開始前閒聊個幾句(這反而是跨國溝通最難的部分!),但切入正題之後的這一段,都是你可以事先準備的部分。把相關的功課做足,資料準備齊全,想要表達的論述都條列出來。

在會議之前,先自問自答以下問題:
 ‧ 這次會議要討論的主題有哪些?
 ‧ 針對每個主題的建議方案有哪些,各有什麼優缺點?
 ‧ 我的立場是什麼?每個主題,我們公司(或組織團體)比較期待採用哪一個方案?
 ‧ 跟哪些與會公司或團體可能會有衝突?預期對方主張的論點會是什麼?

訣竅三:與會人士的了解

如果事前可以得到與會者名單,建議先逐一在網路搜尋:通常外商的主管在 LinkedIn 上,都有完整的履歷、照片、完整姓名、目前的職稱、公司名稱、過去的工作經驗、畢業學校,其他朋友最認可的技能有哪些......等等資訊。

這些,都有可能是正式會議之餘,彼此小閒聊時的話題。當然另一方面,對方非常熟悉的技術,在你提及相關話題時,也要格外謹慎,必須查清楚資料再發言,避免當場被指正──雖然被指正也是一種個人學習的機會,不過如果是在商業場合代表自己的公司或組織,這樣就難免顯得不夠專業了。

另外一個好處,在你看過 LinkedIn 上每個與會人士的照片之後,到了現場也比較能輕鬆叫出每個人的名字、職稱與公司,讓大家覺得你是有所準備的。

與會人士資料的蒐集重點:
 ‧ 完整姓名
 ‧ 國籍
 ‧ 照片
 ‧ 目前職稱/公司
 ‧ 過去學經歷
 ‧ 專長技能

圖/a katz@Shutterstock


訣竅四:主軸掌控的爭取

這個訣竅不一定用得上,但是如果有機會的話,一定要爭取──那就是掌握整場會議的進度簡報。通常的商業會議,都會有一個主持人或主要發言人,負責說明這一次的會議主軸、流程,並且帶領議題的討論。而如果是與會者地位平行,如彼此開放性的合作提案等的話,透過完整的事前準備,掌握住會議的進度與流程,便能夠很容易地主導發言權和會議的進行:

如果你能把握住這個發言權,通常大家就會順著你的脈絡走,自然也能提升你在會議中的重要性,並且更能了解大家在說什麼內容。

事前做好簡報:
 ‧ 會議時間流程
 ‧ 列舉討論事項、建議分工角色(也可以先寫得不那麼明確,避免爭議)
 ‧ 相關資料提供(討論這些事情要參考的數據、歷史記錄、各部門最新統計)

訣竅五:表達態度的誠懇

請切記:所有的跨國會議,大家最終的目的,還是彼此溝通協調、達成與會的目的,而不是「英文演講比賽」。

所以,有些人即便英文流利、表達順暢,但是對於其他人的需求置之不理,或是只想打高空,用漂亮的詞藻、自創的專有名詞來掩飾實際上「什麼也沒做」或「什麼都不懂」的空虛,終究還是會被看穿。

所以別擔心,雖然我們的英文或許不夠流利,但是把與會者想要知道的資訊:如業績報表、已經完成的任務,一五一十地分享出來,最好佐以明確的數字、活動的照片,實際達成的各項成績統計等。

相信只要準備充分,即便只會講很簡單的英文,大家也能感受到你的誠意,這也就達成溝通的目的了。

執行編輯:鄧紹妤
核稿編輯:張翔一

Photo Credit:futurewalk@Shutterstock

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