總是「不好意思」說話?小心被美國同事邊緣化──「直接的話委婉說」,美國商務社交技巧

總是「不好意思」說話?小心被美國同事邊緣化──「直接的話委婉說」,美國商務社交技巧

相信大家時有所聞,日本人在商場上的溝通,是出了名的謹慎且禮節隆重。我在日商任職期間,受到的訓練確實也是如此。當時每封電子郵件,幾乎都是由「不好意思在百忙之中打擾您⋯⋯」等類似文句開頭;以「真的不好意思打擾了,未來還請多多指教」結尾。

向客戶提案時,也總會避免把話說得太果斷。例如在不完全確定的狀況下,我們就不會說「這就是最好的方案!」而是以「根據多方考量,我們覺得目前最適合的方案應該是這個,可能可以達成這個成效,但還需進一步確認⋯⋯」這類方式表達。

當時的我,已非常習慣這種溝通方式,甚至沒注意到它可能僅適用於特定文化。

直到前往新加坡工作時,我和來自英國、美國的同事排練提案,事後英國同事私下用微慍的語氣問我:「妳為什麼講話要用這麼多不確定的用詞?這樣客戶怎麼願意買單?」當下我反駁他:「這些提案都是根據假設提出的,未來合作後還需進一步驗證,我認為用斬釘截鐵的語氣並不適合。」事後我仔細思考,才發現過去習慣的「日式」溝通方式,在主流西方文化下可能會讓我吃虧。

不久後我搬到美國工作,期間觀察台灣、中國和美國人的溝通方式,發現在亞洲文化下成長的我們(包含日本人),和美國人在溝通方式上有些差異;如果沒認知到這些差異,可能會影響溝通的順暢。

以下分享幾點和美國人商業往來或工作上互動時,應注意的事項:
 
一、挑對話題,以閒聊拉近彼此距離

過去和日本客戶開會時,打個招呼、換個名片後就快速坐下來討論正事是常態,為的是「避免耽誤對方時間」。很多人和上司談話時,也會覺得:「我要講些有見解的洞察,而不是聊些有的沒的生活瑣事,才能讓對方對我有好印象。」
 
但美國人普遍來說,並沒有這麼羞於在工作場合討論私事:剛度假回來、車子壞了,都可以是同事間閒聊的話題,在工作相關的社交場合也是如此,這是他們增進人際連結的一種方式。

甚至在星巴克全球總部,重大會議的前十分鐘都會有個 coffee tasting(咖啡品嘗)時間,讓與會者品嘗數款星巴克最新的咖啡,交換意見、討論咖啡的味道,目的是確保來自不同部門的同仁,能在輕鬆的氣氛下,建立更好的關係。
 
下次如果有機會和美國人生意往來,不妨試試先拋下「趕快切入正題,專注在商業對話上」的想法,稍微閒聊後再切入話題,看看對方會有什麼反應。至於聊天話題最好選擇休閒、廣泛且無害的,尤其是在不熟悉對方背景與經歷時,切記不要聊政治、種族、戰爭等敏感話題。
 
常見的對話主題,包含詢問對方最近生活過得如何?放假去哪裡玩?如果是在研討會、酒會等社交場合遇見對方,可以用「你為什麼會想參加這個活動?」(What brought you here tonight ? )、「你覺得今天的會議如何?」(What do you think about the conference?)、「你來的路上交通還好嗎?」(How was the traffic here?)這類開放性的問題破冰。

圖/michaeljung@Shutterstock

二、會議中不說話,小心被邊緣化

在美國的會議中,我觀察到很多來自亞洲的同事(包含我自己),相形之下比較「安靜」。

「安靜」的原因有很多,但往往不是因為沒意見、而是因為在「等時機」──首先在台灣或日本的職場,或許由於「尊重主管」的文化,會議中同事們的發言通常都不怎麼踴躍,有時甚至還需要會議主持人或主管「點名」,才開始發表看法;就算要主動發言,我們也常習慣等到一個沒有人發言的時機,這樣發表自己的看法時才不至於打斷別人。

然而,在美國較常發生的情況是,會議室裡的討論你一言、我一語地持續不斷,還沒來得及說出看法,就已有人搶先發言;在你找到完美時機前,會議早就結束了。
 
尤其,美國是個人主義極重的社會,如果在會議中數次都不發表意見,你的存在感會逐漸削弱,在職場上容易被「邊緣化」,其他同事覺得有沒有你在都沒差,最後甚至也不邀你來開會了。

 
這並不是要鼓勵不經思考的評論或插話、搶話。如果能「等」到相對恰當的時機,完整提出深刻的見解,同樣能夠一舉獲得同事尊敬;然而,根據個人經驗與向專業人士請教的結果,比較好的做法是直接投入對話中:先不要去想自己要做出什麼聰明的評論,而是當聽到任何讓你有想法或疑問的部分,在對方講完後就直接提出。如果發言的時候另一人也正要開口,可以說:「不好意思打斷你了,你先說。」(Sorry that I talked over you. After you.)。等對方說完,與會者也多會識相地沉默,留出時間讓你發言。
 
遠端會議則稍微困難些,因為很多時候這類 Conference call 沒有使用視訊設備,就算有,也很難看清楚對方肢體語言或眼神的暗示。這時你可以說:「我不是想打斷你們,但我想說⋯⋯」(I didn't mean to interrupt, but I want to say⋯⋯)。
 
三、直接的話委婉說,避開與美國人溝通的誤區

我曾經聽過一則說法:「日本人講日文時很委婉,但講英文時卻又過於直接、甚至可能到粗魯的程度,因為他們以為跟英文系國家的人溝通,就是必須如此直來直往。」
 
根據個人觀察,美國人的「直接」,是體現在「指出你覺得不對或不同意的地方」上──即便對象比你資深或年長也沒關係。
如果對薪水、工時、工作內容等不滿,在健全的工作環境下也都可以公開跟老闆討論,這在職場階級較嚴明的台灣或日本等地,並不一定適用。
 
然而,所謂的「直接」,並不是指「毫不掩飾地表達看法」。即使美國的工作環境鼓勵個人發表意見,也不代表可以完全不顧對方感受。例如,在工作上給同事或上下級反饋時,相對於直接指出對方哪裡做錯、哪裡需要改善,美國人更常使用:「你有沒有想過另一種可能性?」「我覺得你這個提案很好,但如果換成另一種方法呢?」「可能只是我這樣覺得,你不同意的話也沒關係,但我認為⋯⋯」這類溫和的說法。在傳統日本或亞洲職場常見的高壓指導與責罵,在美國是可能挨告的。
 
要如何直接指出你認為有問題的地方,但又表達得宜,讓對方仍感覺良好?除了上述幾種範例,可嘗試不要說對方哪裡不好,而說你期待什麼結果,特別注意不要針對個人。

例如你的同事或窗口總是在最後一刻才上傳報告,與其說:「你總是這麼晚才交報告,讓我很緊張」;不如說:「如果報告都能準時上傳,我會更安心」。同時,不要直接否定對方的行為或意圖,與其直接批評「這設計不好」,詢問「這樣設計是出於特定原因嗎?」會是更友善的方式。
 
小結綜合以上 3 點:與美國人進行商務溝通時,可透過適當的閒聊拉近距離,讓對方對你產生興趣,進而建立友好合作關係。在商務會議中,有想法時便直接表達,避免流於沉默而被邊緣化。最後,注意雖然一般人覺得美國人較為「直接」,但這並不意味著毫不掩飾的批判,而是以委婉、不貶低對方的方式指出錯誤可改善的地方。

嘗試用以上這些方式與美國同事、窗口互動,相信能夠讓你和對方避免不少誤會,締造更良好的關係。

備註:本文由作者 Elsa Ho 所撰,原刊載於台北市進出口商業同業公會《貿易雜誌》 3 月號第 321 期。原標題為〈避開溝通誤區,建立跨國界的長遠關係—美國商務社交技巧〉。經作者與《貿易雜誌》授權,由《換日線》團隊編輯後刊登。

執行編輯:賴冠穎
核稿編輯:張翔一

Photo Credit:tsyhun@Shutterstock

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