為了留住人才,日本汽車業龍頭TOYOTA全面推動「在家工作」制度

為了留住人才,日本汽車業龍頭TOYOTA全面推動「在家工作」制度

最近觀察日本企業有一種感覺,引導日本變革的,似乎不是新創公司,反而是一些日本的大企業。就連新創業界來說,日本的主要資金來源也是來自大企業的投資,這是跟其他國家很不一樣的地方。(請看〈 Corporate Venture is the King in Japan〉)

為什麼呢?或許因為日本優秀的人才大部分還是在大企業上班;或許只是因為媒體都報導大企業,不報導小家公司的創新;也或許是日本的新創公司原本就不多。(最近看了《快思慢想》這本書,所以不能太斷言自己想的東西,或許只是我腦裡系統在作怪)

但總而言之,今天要介紹一個日本全球知名的大企業豐田(TOYOTA),最近的例子。

豐田汽車去年 8 月,近乎全面實施員工「在家工作」制度

大家記不記得幾年前 Yahoo 取消了員工「在家工作」福利引起的喧然大波?這個「在家工作」的話題終於跑到日本來了。

這次帶頭的,是日本最大車廠 TOYOTA,從去年(2016) 8 月開始,TOYOTA 所有的總合職社員(25,000人,包括人事、會計、業務、研發,不包括契約社員、工廠勤務的社員)都可以在家工作,一個禮拜只要到公司 2 個小時,其他時間都可以在家裡工作。

現在已經導入「在宅勤務」(home office)的日本企業不是沒有,但是大部分都只是針對部分員工,而且可以在家工作的時間也有所限制,沒有像 TOYOTA 一樣全公司的(辦公室)員工都可以申請,而且時間幾乎沒有限制(一個禮拜只要到公司 2 個小時)的企業。

TOYOTA 為什麼要這麼做呢?

「留住人才」更勝「改善效率」

在美國,「在家工作」的制度,不論採行與否,主要都是基於企業效率的決策。

如之前 Yahoo 取消在家工作的福利,是經營階層認為員工一起在公司工作,可以加強溝通(註一)。又例如像 Dell 也推行在家工作的制度,2020 年要達到 50% 的員工在家工作的目標,如此一來可以減少辦公室所需要的空間(1 年可以省 1,200 萬美金),員工也可以減少通勤時間,同樣是經營效率的討論。(註二)

但 TOYOTA(或說是日本企業)導入在家工作制度,有個比較不一樣的議題:員工育兒跟介護(照顧年邁父母)的需求。

TOYOTA 配合日本政府政策,在 2020 年前要將女性的管理職人數增加三倍(註三),為了這一個目標,所以第一個要做的就是防止女性因育兒而離職的狀況。「在家工作」的制度就是防止的對策之一,不僅女性可以利用這個制度在家邊工作、邊帶小孩,男性也同樣可以輪流在家工作、幫忙分擔育兒的工作。

另一個原因是,在家「介護」(照顧年老家人)的需求也越來越多,如果不施行在家工作的制度,TOYOTA 也會因此失去許多人才。根據日本政府的統計目前日本每年約有 10 萬人,因為介護而離職或轉職。日本人口老化嚴重,需要在家介護的人勢必會繼續增加,在家工作的制度變成「不得不的福利」。

羅馬不是一天造成的,「循序漸進」的執行

為什麼 TOYOTA 能這麼做?在家工作員工不會偷懶嗎?它不怕資料外洩嗎?

在其他國家執行都會有這種擔憂了,更何況是在日本。如果你有在日本工作的經驗,多少可以感受到這種變革在日本有多難推動,隨便在公司提一個小改變,可能就被前輩、上司 challenge 到爆了。

那 TOYOTA 為什麼敢這麼做?答案是「羅馬不是一天造成的」。

TOYOTA「在家上班」的改革,是採階段式的執行,一開始只以育兒階段的員工為對象,而且就算在家工作,每天至少還是要到公司 4 個小時;執行一段時間沒有太大問題之後,在 2015 年 4 月,再將對象擴大到只要有 1 歲以下嬰孩的員工都可以在家工作,而且一個禮拜只要到公司 2 個小時即可。最後才變成所有的員工都適用,階段式的做法也很符合「豐田式改善」的風格。

另外,對於資料外洩,TOYOTA 也有防範措施。將員工和公司的資料集中到自家的雲端硬碟統一加密,員工在內部的雲端系統完成所有作業,不會有資料儲存或下載到員工的電腦中,如此一來可以降低員工下載機密資料外洩,或電腦失竊的風險。

TOYOTA 帶頭的兩個意義

由 TOYOTA 帶頭,在日本導入在家工作的制度,有兩個代表性的意義。

1. 日本汽車產業甚至是部分製造業的制度,其實都是跟著產業龍頭 TOYOTA 在走。

像是每年的暑假什麼時候放,一定都會參考 TOYOTA 的日曆;每年「春鬥」(工會工資談判),大家也都是參考 TOYOTA 薪資的漲幅、bonus 的多寡,來評估自己公司的談判。這次 TOYOTA 帶頭導入在家工作制度,相信日本其他企業也會陸續嘗試跟進。

2. TOYOTA 的生產系統、作業模式上的管理不僅是日本企業,在世界也是標竿企業。

這次 TOYOTA 導入在家工作的制度,大家也期待 TOYOTA 可以以它在生產上的效率管理,帶進辦公室員工在家庭與工作之間的效率管理上。

話說,正在為了「一例一休」爭論不休的台灣,企業以後對在家工作會不會也放寬?(或是已經放寬了?又「在家工作」會是現行台灣企業普遍採取的「責任制」,面對新勞檢制度的一種企業和員工的雙贏解決方案嗎?也許後續會有更多討論)

如果放寬的話,是走美國路線,想要提高效率;還是走日本路線,想要留住員工呢?
如果放寬的話,會是大企業領導改革?還是新創公司帶頭衝呢?

(部分新聞資料來源:《日本経済新聞》)

本文同時刊載於 WIJ,原標題為:〈傳統日本企業的不傳統──豐田汽車導入「在家工作」制度

註一:Forbes:〈Back To the Stone Age? New Yahoo CEO Marissa Mayer Bans Working From Home
註二:CNN:〈Dell really wants you to work from home ... if you want
註三:東洋経済:〈トヨタ、2020年までに女性管理職を3倍に

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執行編輯:YUKI
核稿編輯:張翔一

Photo Credit:flickr@ami harikoshi CC BY 2.0

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