【英文簡報技巧101】第三堂課:別讓投影片喧賓奪主,掩蓋你的主角丰采
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今年初在奧斯卡頒獎典禮上,錯頒最佳影片獎項的超級大烏龍,相信大家都還記憶猶新吧!

事發不久,有篇國外文章(註)指出這天大誤會的最大癥結點,除了得歸咎於負責拿獎卡的人在後台分心拿錯卡片外,那張頒獎卡本身的設計也大有問題:

如果學過正確排版(typography)原則就知道──哪個字重要,就該放大其字體,如此不僅頒獎人能夠一目了然所頒獎項與得主,即使出現工作人員送錯獎卡的狀況,也有較高的機率發現錯誤,當場更正即可。

仔細看看上圖左的「原版獎卡」上,最大的字體是奧斯卡 Oscars,(何必呢?要閱讀這張字卡的頒獎者或領獎者,誰會不知道這是奧斯卡頒獎典禮?)次大的字體寫著女演員 Emma Stone 的名字,至於獎項名稱「最佳女主角」如此關鍵的資訊,卻以最小的字體「置底」於最不起眼的位置。

該篇文章的作者重新排版獎卡,將最重要的資訊(得獎人)Emma Stone 放大為最大字體,中字體則是獎項「最佳女主角」置頂且用顏色區隔,奧斯卡的字體被刪掉,改用 logo 小金人替代。(上圖右)這無疑是很好的做法──因為獎卡上的字越少,越容易讓人一眼就看到重點。

會先提這個故事,是因為最近我在教授簡報課程時,常會對學生提到這奧斯卡獎卡的例子──所有視覺輔助(visual aids)的設計排版,不管是字卡、講義或簡報的原則,都應該是越簡潔扼要越好。

簡報視覺原則──少即是多

做簡報時,從排版到圖文編排等,是非常重要的一環,需要花時間思考其重要性孰高孰低,以及是否真的需要這些圖文?

但過去幾年,不管是擔任比賽評審或授課指導學生作品,我看過上百份台灣大學生做的簡報,幾乎都有個通病:資訊太複雜太冗長,抓不到重點或重點放錯。

之前【英文簡報技巧 101】第二堂課提到創意發想,是越多越好。但到了簡報製作階段,卻是少即是多、精簡至上,"Less is more"是不變的道理。以下整理出我分享給學生,製作簡報的六大基本原則:

1. 簡報不該是你發表過程中最重要的一環

真正該令人印象深刻的,應該是你演說的內容,或是你作為一個演說者的風采。在國外,簡報或講義這些能幫助觀眾更容易理解演說內容的工具,都被稱為"visual aid"。Aid 顧名思義,在英文中是指「輔助」的意思,自然不應喧賓奪主。

2. One Thing at a Time(1 slide, 1 point)

切忌在同張投影片上置入太多元素,讓人眼花撩亂、抓不到重點。一張投影片上強調一個重點即可。一張好的投影片,應該幫助你的聽眾更快進入狀況,而不該是讓人分心的干擾。

3. 圖文夠大夠清楚,看得見才算數

做投影片時,一定要試著從觀眾的角度,審視自己的簡報是否易於閱讀。

大家用自己的電腦設計簡報時,容易誤以為自己看得到即可,但其實應該還要考量實際上台的場地大小、與觀眾距離、投影螢幕的大小尺寸等因素。

要放圖片的話,就選用解析度佳,大張一些的照片。文字越清楚精簡越好,通常,至少使用字級 28 以上的字體。

4. 多用 bullet points,少用完整句

設計 bullet points(項目符號)的好處,是要自己先去蕪存菁,擷取重點。

使用 bullet points 時,還有一個訣竅是盡量不要一次就秀出所有的內容,像 Steve Jobs 在發表蘋果新產品時,使用 bullet point 或圖表,總是等講到 A 重點才秀出 A 相關內容,提到 B 再秀出 B 部分。

此外,除非是非常重要的引言或關鍵句,否則避免在簡報中放上過長的文句。

我自己在專業研討會發表的經驗是,即使有重要的文獻段落想與聽者分享,也不會將整段文字放在投影片上──我通常會只在投影片上提示標題與重點,另外準備講義給與會者,方便他們閱讀劃重點。

5. 可參考 6-6-6 原則

坊間有許多簡報製作技巧的課本或工具書,常會提到「6-6-6 原則」。所謂 6-6-6 原則,就是在簡報中盡量避免下面三個「六」:

(1)每個 bullet point 不要超過六個字以上。
(2)每張投影片不要放超過六個以上的 bullet points。
(3)不要連續呈現出超過六張都是 bullet points 的投影片。

我常拿這個 6-6-6 原則,來檢視自己是否不知不覺放了過多的內容在同一張投影片中。

6. 精簡至上 Less is More

好的簡報其實頁數越少越好。我自己在準備投影片的最後一步,就是刪減投影片。

我們常看到有的演說者,會為了展現自己「準備得多認真」,而說因為時間有限,其實後面還有好幾十張投影片無法一一談到......讓觀眾感到可惜。

然而,講不完過多的投影片,未必總能顯示出演說者的優點──畢竟一個好的演說者,應該要想方設法將最重要的內容,在有限時間內精要地呈現出來,準備過多的投影片,也可能只是顯出演說者對時間的掌控度不佳而已。

再強調一次:一個好的簡報,應該是稱職地幫聽眾更快速理解演說內容的好幫手──而不是在整場演說中喧賓奪主,反而掩蓋了你理應身為最佳男/女主角的風采。

註:Why Typography Matters — Especially At The Oscars

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【英文簡報技巧101】第二堂課:選題技巧、創意發想、去蕪存菁

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執行編輯:YUKI
核稿編輯:張翔一

Photo Credit:主圖/Shutterstock、附圖/benjamin bannister 

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曾佳婕/Small Talk

曾佳婕,台大外文系學士,交大外文所碩士,Rutgers 大學比較文學博士,喜歡研究小說及電影。
於美國求學、工作多年,2014 年回台任教。現任臺北醫學大學助理教授,開設 TED 當代議題、英語簡報、文學電影等課程。
認為旅行與文學、電影一樣,都是與自己人生對話的重要過程。樂於分享國內外文化觀察、教學心得及旅遊見聞。
臉書專頁:Small Talk X 曾老師

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