【英文簡報技巧101】第二堂課:選題技巧、創意發想、去蕪存菁

【英文簡報技巧101】第二堂課:選題技巧、創意發想、去蕪存菁

在我〈【英文簡報技巧 101】第一堂課:克服上台恐懼〉這篇文章中,已提過該如何建立上台簡報的正確觀念與克服上台恐懼的心法,第二堂課則要來談談如何準備簡報的方向與步驟。

許多人要準備一場簡報時,第一件事就是打開電腦,埋頭找圖、找數據,耗費很長的時間製作投影片。然而,缺乏事前構思與訂定大綱等工作,往往容易做出組織雜亂或不實用的簡報,因此比較建議在製作投影片前,多花些時間思考選題及創意發想,進行腦力激盪(brainstorming)。

選題技巧:精簡、不落俗套、有創意

如果是在一定範圍內自由選題,應力求不落窠臼,不建議選太受歡迎的題目。就我擔任評審過的簡報比賽經驗而言,主辦單位要求參賽者比較東西方文化的題目,太多人選類似的題目如教育制度等,較難脫穎而出,因為諸如此類的內容難免大同小異,可發揮的空間不多。

若還是打算處理這些主題,要盡量以有創意的角度切入,記得那次較出色的自選簡報題目為中西甜點比較,穿插幽默的文化觀察,讓人耳目一新,順利獲得冠軍。

試著在準備簡報的開端就為自己的簡報主題定下一個精簡明確的題目,試著用一句話定義自己要介紹的主題或產品。

就大家較耳熟能詳的品牌或產品舉例,像 Google 定義自己是 the world’s information in one click,強調快捷方便性。而星巴克自我定位為在家庭與工作空間之外可以延伸的休憩場所。Starbucks:a third place between work and home.

定義出明確好記的主題後,盡量在簡報途中多強調幾次該產品或議題的特點,在聽眾心中留下深刻印象。題目無法在一開始就確定也無妨,可以先寫出暫定的題目與方向,再一路修正。

創意發想:具體化,視覺化是關鍵

一個簡報的成功與否,很大的原因取決於一開始的資料蒐集、創意發想及腦力激盪與去蕪存菁的準備功夫。創意發想的方式林林總總,但基本上「視覺化」是個很重要的過程。我自己寫論文或準備演講的經驗中,光只是在腦海中天馬行空的想像,常難以理出頭緒,不妨直接把想法寫下,往往可以讓思路更清晰。除了拿出紙筆隨意寫下構思過程,使用心智圖(idea map)或用身邊俯拾即是的便利貼做創意發想都是好方法。

教簡報技巧的專家王永福老師在其著作《上台的技術》中曾大力推薦便利貼發想法。我在大學教簡報課或培訓演講中,實際讓學員演練的效果都不錯,在個人或小組報告中都相當實用。

便利貼發想法的操作方式簡述如下:
建議準備一張大的軟木板或大張書面紙當底板,將之貼在牆上、窗戶上或黑板上。可先把剛想好的中心主題用一張不同色的便利貼寫好,置於正中間。之後的發想都盡量朝這主題發展。

第一步:創意發想(creating)
在這過程至少蒐集到 30 個便利貼以上為佳。這時最重要的是不要太快評斷好壞,不論正確性或次序,可以直接將想法用便利貼以關鍵字或簡短字句寫下貼上。若是團體報告,在這階段暫時不須討論。

第二步:歸納分類(grouping)
試著把相近內容的便利貼歸類在一起。這時候小組可以進行討論,就目的、類別、優缺點、實例等性質制定出不同子題,用不同顏色的便利貼置於上方。太相似重複的想法可擇優取下,確定用不到的就揉掉捨棄。這時會有一個無法歸類的區塊,暫時無法決定去留或歸類的便利貼就可以先放在這邊。

第三步:組織架構(organizing)
這階段要重新審視每張便利貼,去蕪存菁,過程中應再回頭省思,是否這些子題下的內容都與中心主題一致,整個簡報內容便有了雛形。

第四步:大綱(outlining)
最後確定所有值得納入的簡報內容,子題間是否有順承關係(如依時間、空間)、因果關係、並列關係或其他邏輯關係,依序排出 3 至 5 個重點。

如何去蕪存菁?

大多數的簡報都有個通病,就是內容太多太長。現代人生活分秒必爭,往往可以報告或聽報告的時間都不長,一般為 3 到 15 分鐘左右。

因此,找出最重要的資訊與內容是很關鍵的能力。TED 給演講者演說的時間最多就是 18 分鐘,因為人事實上能夠聚焦專心聆聽的時間便只有那麼久。做簡報要越精簡扼要越好(Less is More),最重要的是讓人在短時間內能輕鬆抓到簡報重點。愛因斯坦說過:”If you can't explain it simply, you don't understand it well enough.”。「化繁為簡」四個字說來簡單,實際上執行卻不見得容易。有個小訣竅是在篩選內容過程中,不妨一邊問自己以下問題,一邊進行內容的取捨與精簡。

1. 我的觀眾是誰?(我自己接演講或上課邀約時,通常第一個問題就會詢問主辦單位聽眾或學員的背景與需求。比方說人數、背景知識、對簡報主題可能了解多少等等。所謂知己知彼,事前得到的資訊越多,越能抓到正確的準備方向。)

2. 他們最想知道什麼?(這時可以求助朋友家人,問問他們一聽到自己公布的講題,心中浮現的問題可能有哪些?或可能期待講者多著墨的部分為何?)

3. 若只能要求聽眾在聽完簡報後記得一個訊息,這核心訊息會是什麼呢?(想想自己上次聽演講的經驗,我們還記得多少內容呢?其實聽完一場簡報,若能夠讓聽眾至少記得一件事,就是相當難得的成果了。)

4. 該如何傳遞這項訊息呢?(先構思這部分,可讓之後的投影片製作更有效率。)

在準備簡報的過程中,蒐集資料、創意發想、去蕪存菁出真正值得呈現在簡報的內容其實是最花時間精力的。若能把這部分做好,就有了好的開始,之後的投影片製作與口語表達的準備也會更事半功倍。

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執行編輯:Vincent
核稿編輯:張翔一

Photo Credit:Shutterstock

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