一個團隊小主管,該如何領導?──換日線麥肯錫神文完全套用手冊 (上)

一個團隊小主管,該如何領導?──換日線麥肯錫神文完全套用手冊 (上)

算一算加入換日線寫作群也滿一年多幾個月了,這段時間除了整理自己工作上的心得,更多的時候是吸收其他作者不藏私的知識分享。有很多文章帶來我觀念上的改變,更有那麼一篇,是我實際上拿來在專案中試行的。那一篇就是彥廷兄的文章〈自我介紹比工作事項重要!?

我在讀這篇文章的時候,正準備接手新的專案,然而因為上一個專案的管理問題,我一直都在思考,怎麼樣才能夠做得更好,能夠在更多方面幫助專案成員。這篇文章給我很多啟發,更幸運的是,我有機會在幾次作者聚會中當面向彥廷兄請益,也因此當時就有構想會把套用的經驗寫出來。

一年多過去了,套用有成功也有不盡人意的部分,請讓我先分享充滿正能量的部分吧。

事必躬親,不是成功的領導

我帶領的第一個專案不失敗,但我的帶領(Leadership)很失敗。案子很順利的量產,但幾乎是靠我一人之力,這代表我領導團隊,其實是失敗的。

失敗的地方在於,當時我並沒有好好的瞭解眾位「嘍囉」(我們團隊開玩笑的稱呼),我以為碰到問題就是喊一句:「大夥兒給我衝!」就能夠解決一切,但事實上並沒有那麼簡單。

沒有深切瞭解他們的需要、他們工作的習慣,也沒有共同的利益,所以當出了問題,只能一邊生悶氣,一邊捲起袖子解決一切──我包辦了難處理的事情,所以覺得嘍囉幫不上忙很廢,嘍囉覺得自己對專案沒有貢獻,沒有辦法得到成就感──我越累,他們越沒成就感,這樣的職場循環很不健康。

雖然在專案執行的前期就發現狀況不太對,但一直找不到很好的方法和嘍囉溝通(我很害羞內向雖然知道你不信),而且掛了一個主管職,也希望能夠在專業領域之外的地方,有更多成長,所以雖然專案很成功,但心中卻是滿滿的挫敗感。

就在接新案子的前一刻,承蒙主編好友邀稿,點開換日線的網站,讀了幾篇文章以後,看到彥廷兄的這一篇文章〈自我介紹比工作事項重要!?〉我才發現,原來自己還有很多可以學習的,還有很多可以做的事情。

接著和彥廷兄當面請益之後,我針對新專案,於是用了和以往不同的方法,來帶領新分配到的囉嘍們。

美式餐廳的自我介紹

去年剛拿到 PMP 認證(國際專案管理師認證 Project Management Professional)沒多久,因此有深刻的認知,任何的管理法則或是方法,不能夠完全百分之百的套用在每一個情境,必須要針對不同的環境進行調整,如果只是依樣畫葫蘆,很可能會水土不服,因此在這樣的考慮之下,一步一步的試著把彥廷兄提到的幾個重點,內化到專案管理上。

就拿文章內的 Team Learning 來說,一樣先請嘍囉做了 MBTI 職業人格、工作偏好、行事習慣和發展目標。不同之處,在於把場地改成在美式餐廳,而不是在較為正式的公司會議室。我瞭解很多人並不擅於表達自己,尤其是在會議室裡面,因此改變場地是我做出的第一個調整,我想是不是在美式餐廳相對較輕鬆的氣氛之下,嘍囉們可以比較敞開胸懷的介紹自己。

事發當時的mail

事發當時的mail。圖/光小狼 提供


聚餐剛開始的時候,看的出來每個人都有點忐忑,但其實最忐忑的人應該是我,因為就算事前想了很多打破僵局的梗,還是沒有把握每個人都能順暢的表達自己,好險在薯條及可樂的加持之下,嘍囉們都能夠表達出自己相異於其他成員的工作習慣與特質。

聚餐完隔天,是針對公司文化的第二個調整,我請 6 位囉嘍們把昨天在餐廳和大家分享的工作習慣,做成一頁 PPT,我會統整所有人的資料連同我的一起寄給大家,一方面是擔心昨晚會有遺漏,另一方面是透過這樣的方式加深大家的印象,以及表達對這件事情的重視。

共商製作團隊成員的「能力數值表」

收到這些 PPT 以後,我又把彥廷兄的文章再細讀了一遍,想想還有哪裡漏掉的,根據文章內的精神,我還能夠再多做一些什麼事情來增加對團隊的掌握,看著每個人的 PPT 我想到我以前愛玩的棒球遊戲,在遊戲中,每一位球員有不同的能力數值,控球、球速、體力等等不同的數據來構成一位球員。

那如果想要把這樣的模式套用在團隊管理,該由誰評定數值?思考了很久,我先訂出了幾個指標,然後請眾位囉嘍先自行評分,之後我和每一位囉嘍都私下找時間訪談,訪談時我再告訴他們我的評分,並且找出我們有落差的地方。

彥廷兄在這部分給我很寶貴的意見,他說這樣的方式在國外行之有年(原來我是東施效顰),最重要的部分是你要跟團隊成員說你為什麼會這樣評分,要有具體的例子告訴他哪一件事情你覺得怎麼樣做會更好,或是站在主管的角度,你會希望他怎麼處理,這樣會比較容易被接受。

除了能力數值表,還畫了戰鬥力圖 (以下篇會出場的A君舉例)

除了能力數值表,還畫了戰鬥力圖 (以下篇會出場的A君舉例)。圖/光小狼 提供


誰該升遷、誰是「白目」?

這對我來說又是另一個很重要的突破,試著用這樣的方式告訴他們哪裡可以改善,這在相對封閉的職場環境中,需要拿捏好說話的尺度,以免「敲碎玻璃心」。因為我的 6 個「囉嘍」之中,符合消極晉升條件者超過一半,但他們都許久沒有晉升。

我很誠懇地對他們說:「也許我們打的分數不同,但請你想想,本狼是你的第一線主管,如果我的看法都和你不同了,你要怎麼說服上面的主管(掌握晉升的部門經理)讓你晉升,今年的目標就是要消除這樣的障礙,本狼要幫你們晉升。」(當然也因為我老闆跟我說,他們沒晉升我也不用想晉升有關)。

在訪談的過程中,我聽到不只一位囉嘍這樣跟我說:「我其實沒有什麼目標,就按照公司的安排順順升上去。」我不曉得他是為什麼會想得這麼天真,沒有目標,誰要安排你「順順的升上去」?但人各有志,對於這樣的囉嘍也只能擺在第二順位,第一順位無疑是那些有展現企圖心並且願意跟我配合的。

不到一年的時間,有兩位囉嘍 A 君和 E 君晉升,這帶給我的成就感,比我自己獨力完成一個專案更加巨大。但也帶來意想不到的問題,也就是下篇準備談的陰暗面──但必須說明的是,這些問題與彥廷兄的指點無關,與人有關、與我的疏忽有關。

經是好經,念的也不歪,但人卻歪掉了。(待續)

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執行編輯:YUKI
核稿編輯:張翔一

Photo Credit:Shutterstock

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