再厲害的方法,沒落實前都是空談──打開行事曆,手把手教你時間管理(下)

再厲害的方法,沒落實前都是空談──打開行事曆,手把手教你時間管理(下)

前文:就算你極其努力,也未必能毫不費力──打開行事曆,手把手教你時間管理(上)

第三步:執行

沒有付諸行動,上面的一切就是白費。但執行前的分類,則在這最後環節對於效率高低起了決定性的作用。

4D 包含兩分鐘內可做掉的 Do it、沒必要做的 Delete、可授權或是委派的 Delegate,以及Defer。而需要管理的為 Delegate 與 Defer。

Defer 分為有「固定時間段的日曆事件」,以及「其他事件(有截止日期/越快越好/不一定)」;這兩類也分別用不同的工具管理。固定時間段的我們用日曆(內建 Calendar 或是 Calendars5),其他事件則是 OmniFocus。

固定時段(日曆事件)

固定時間段的事項,會相對少很多,並且其他事件需要圍繞日曆事件進行。日曆事件像是會議、飛行、上課、體檢、小孩的家庭日,這個我們用日曆 App 管理。我使用易效能推薦的 Calendar5。請別進入誤區,將自己安排做什麼都放到日曆裡(例如 10-11AM 寫報告、11AM-1PM 做明年預算),整天排得很滿、失去彈性,這樣很容易一個行程變更就整個崩潰。

日曆最大的效用,在於增加對於未來的能見度以及分類同步。當我能圍繞日曆事件安排其他事件時,我對於自己未來的掌控度就能提升,也就是我更能安排我自己的時間以及主導它的產出。而分類同步則增加了溝通品質、減少溝通成本。

例如我「工作分類」中,所有的團隊成員皆可見可編輯,老婆可見不可編輯。「家庭分類」老婆可見可編輯。當我假日接到客戶電話說要來訪時,我只需要放到日曆,我的團隊成員會開始進行一切安排,助理安排警衛放行、會議室預定、午餐安排、派車確認等;PM 開始準備生產、研發、品質資料等;以往可能我要打幾個電話說明,現在只需要輸入日曆就搞定。

跟老婆安排假期計劃、小孩的日程,也是雙方直接查看日曆即可。她會避開我有出差的日子進行家庭活動安排,我也能知道小孩今天打了預防針、明天游泳、後天音樂、週末踢足球,對於之前分隔兩地的我們而言,每次的通話就不會像是戶籍調查一樣,問今天幹嘛明天幹嘛,而是能有更深層次的溝通。

圖/Will Huang 提供

其他事件

好酒沉甕底,其他事件(有截止日期/越快越好/不一定),佔據了我們生活中 80% 以上時間,這是最需要強化管理、持續踐行的重點。

這邊先普及一個「情境(Context)」的概念,就是我們處理某件事情所需的特殊時空背景(根據易效能,為時間/空間/精力,三個維度交互形成的各種情境。在 App Omnifocus 3,已經從 Context 改為 Tag,並且同一 action 可以有多個 Tag) 。

例如:拿快遞就需要外出,確認客戶情況需要打電話、查詢會議紀錄可能要找 email,飛機上不方便上網所以拿來看書、那麼上述的外出、電話、email、飛行就可以設置為我的 Context。那麼 Context 的作用是什麼呢?Context 的目的在於讓我們批量處理事件、減少時間黑洞、被動事件支出。就像工廠的生管排程會將相同產品的工單統一生產、減少轉換、摩擦成本一樣。

簡單的例子,今天我需要出去拿包裹、買牛奶、修自行車、晾衣服、洗碗;那麼最理想的方式是我牽著自行車出去修、買牛奶、回家時一起拿包裹,在家時晾衣服跟洗碗。但實際上可能發生的情況是牽了自行車去修理、買了牛奶回到家,洗碗洗到一半發現包裹忘了拿。如果將相同的模式放到工作或是更重大的事情上,其後果可能就不只是再跑出去一趟就能解決的了。

圖/Will Huang 提供

舉例來說,我剛開始工作的時候,被派駐到上海,負責 iPhone 的品質管理。那時正值試產期間,Apple 要報告、結果、分析、資料等,都是以小時為單位在追,開完會確定 action item 後,兩個小時再回來提交剛剛要的那些數據。

為了要這些資料,通常要橫跨很多單位,而派駐幹部同時則需要應付好幾個會議;也就是說同時要追很多部門、很多人要很多資料。這個時候,碰到任何人都需要第一時間請對方提供所有你需要的資料。漏了任何一項,都會開天窗。

記得有一次,漏了一項可靠度的測試結果跟相關分析報告,導致一些供應商的物料被凍結、造成一個半夜班的停產,而我跟團隊們則整夜沒睡、撈出所有相關數據來證明沒有風險,確保能繼續投產、將損失降到最低。也因此,4D 中的 Delegate,我一併匯入情境清單的管理中,用人名當作情境,選出該人名就能看到所有要對方做的事。

因為經常在大陸出差,碰到許多航班延誤,常看到歇斯底里、吵得不可開交的乘客。一開始碰到,自己心情其實也會受影響,但後來則開始打開在機場可以操作的情境清單,開始執行上面的工作。時間長的話就回到 lounge,時間短就乾脆席地而坐。等到搭機時通常又完成了一些事,比起那些忿忿不平上機的人,我一樣享受該次飛行。

另外出差在路上的時候,很適合打電話,就可以打開電話/智能設備 context 看一下要打給誰、處理什麼事,這樣比起在路上睡也睡不好、看書又暈車的窘境,又能多完成一些事。

搞定日常瑣事,才能追求更遠的目標

GTD 傳達了一個重要的概念,就是我們必須先把日常中的所有瑣事、雜事都理順了,才有辦法思考願景、追求目標,通俗一點就是要先掃完一地雞毛,才能有詩歌和遠方,否則很容易日復一日、庸庸碌碌地埋沒一生。

因此 GTD 一書中提及了執行系統(本文的事件管理)與高空系統(之前的目標願景),執行系統不僅處理日常雜事瑣事,以及高空系統中各個願景拆解成目標、責任關注拆解成專案、專案再拆解成的 action。

這一篇文章中,我們提到了簡化版的 GTD 流程、用兩個 App 工具將日常生活與工作中的所有事件進行管理;掌握對事件的管理,基本上就能掌握時間管理的 80% 精髓;後面的 20% 則是圍繞著目標進行物理空間、人際關係與團隊協作,以及數位空間的打造。後面這些雖然也有一定的規律可循,但是其具體實踐,更需要主觀意識、及對個人成長狀態的判斷。而在那之前,執行是唯一的前進要素,沒有執行,一切就像從來沒有發生過一樣。

圖/Will Huang 提供

生活中的實踐,養成了我的「目標與下一步」思維

你或許會想問我,實際落實系統,達成「有效」時間管理的生活,究竟長成什麼樣子呢?

實踐了兩年後,我的生活是這樣的:每天早上我醒來有例行公事要完成、包含早餐、日記、親親女兒們的臉頰。上班之前我已經知道今天重要的事情有哪些,而我也大概記得這個月有哪些重要的事情要完成;老婆打電話過來說要我回家時順便買醬油,我不害怕忘記,因為馬上 hey siri 到我的 OminFocus 裡了,到了家附近自然會提醒我去全聯買醬油。

每個月出差一次到大陸,基本上跟誰見面也都會提早安排好,沒有提早安排的,我也總能有餘裕或是足夠的理由新增或拒絕行程;就在我開始忙於工作的同時,我不擔心年初設定的目標沒有完成,因為每當空閒的時候,我可以開始瀏覽各個情境清單,也總能找到當下想做的一些事,確保自己不斷往前。身材胖了也沒關係,我知道怎麼樣設定目標、執行,然後回到自己喜歡的狀態。就算工作忙碌,也能保證健康、生活、家庭、興趣都有一定品質。

有人抱怨太忙、有人抱怨太累、有人抱怨太忙太累又沒結果、還有人說生活家庭工作不能兼顧,我必須承認,兩年多以前,即便當時已經接觸到這個系統,我也只能「勉強」完成工作上的要求。但只有藉由不斷的設定目標、不斷實踐、不斷前進,才有機會逆轉現況──這也養成了我的「目標與下一步」思維──不管情況多糟多忙多亂,絕不抱怨、做沒有幫助的事;永遠專注目標、執行下一步。

(未完待續)

備註:以上圖片皆為作者自行製作,文字內容涉及 David Allen 與易效能相關知識產權,純粹分享,不作任何商業用途。

執行編輯:陳慈晏
核稿編輯:林欣蘋

Photo Credit:Shutterstock、Will Huang 提供

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