就算你極其努力,也未必能毫不費力──打開行事曆,手把手教你時間管理(上)

就算你極其努力,也未必能毫不費力──打開行事曆,手把手教你時間管理(上)

前文:「越自律的人越自由」:在資訊爆炸、忙碌爆肝的時代,教你拿回生活的「自主權」

工作至今 6 年,不能算有成就,但比起很多人,自己很幸運,有機會歷練這麼多、碰到很多貴人給自己機會;另一方面,也感謝自己除了不亞於任何人的努力以外,持續保持戰略視角與探索更好的方法。我相信努力極具價值,但我也相信沒有戰略與方法,劣質的努力只會將生命燃燒殆盡。本週要分享的是我其中一個強力武器。

我的時間管理啟蒙來自 David Allen 的 “ Getting things done 1~3 ”(以下簡稱 GTD),那就像是一個大的框架,在其前後所讀過的所有其他效率、效能相關的書籍,都像是在強化這個大框架裡的某些部位或要素。

但是當時自己的時間管理執行可以說是災難,因為需要大量的紙、文件夾、及固定的收納處,對於頻繁出差的我來說,非但沒有達到提升效率的效果,反而增加了許多管理上的耗能。最終只能採用一些簡單的碎片化方法,例如隨身攜帶筆記本和筆、每天早上列待辦清單、目標導向、文件命名歸檔等,雖然系統性的導入算是失敗收場,但也已經讓我的效率、產出及品質都高於常人。

雖然導入失敗,但我沒有放棄過找尋其他方法,終於在 2016 年,到一個我已經觀察了一年多的時間機構,「易效能」裡找到答案。

時間管理的基本框架

下圖簡單介紹這個 GTD 流程:

圖/Will Huang 提供

沒有這個流程的基礎認知,我相信我們所下載市面上所有的時間管理 app 都不能發揮最大效益。

GTD 的步驟有 5 個,易效能簡化為 3 個,這個不是太重要,我們直接從流程開始說明:

第一步:收集

大腦不是垃圾桶,記憶是大腦最低級的功能,尤其是在這個網路發達,信息隨處可搜的時代。

時間管理的要素之一是要事優先,而在那之前需要有「別想做完所有事」的覺悟。如果我們沒辦法清楚記得 7 件以上的事情,又憑什麼認為我們能在數不完的工作、事件中將資源、時間分配給最重要的事?

之前有同事進公司就開始處理遇到的所有事情,整天處於忙亂之中,並且長期不見改善。這就是沒有進行收集、判斷優先順序、缺乏全局觀(戰略視角)造成的後果。當他處理別人臨時上門的事情時,同一時間其他正在等著他處理的工作截止時間正在慢慢逼近,而他只能永遠處於似乎好像有什麼未爆彈在某處的焦慮之中,非但無法專注於當下的事、沒有傑出的產出與績效、也無法有任何喘氣空間。

所以,要做的第一件事情是建構一個外部儲存空間,紀錄、收集這些事。我們的大腦用來評估、判斷、思考、計畫、學習與主導執行。

實施原則很簡單,將所有的第一手信息、雜事、瑣事、腦海裡浮現的全部放到收件箱。而對於剛接觸的人可以分為兩階段,首次批量收集以及不定期清理:

首次批量收集

首次批量收集,目的是清理之前累積下來的所有事件。這個收集可以來自物理空間、腦裡跟數位空間。我建議預留 2-3 小時的時間跟自己相處、進行清理與收集。

物理空間像是很久沒整理的車庫、倉庫、要清洗的冬季衣物、要修理的電器;腦裡想的要買的東西、想去的地方、想嘗試的興趣、想聯絡的人、想學的技能、答應別人的事等。數位空間則包含了沒有回覆的 email、想看還沒看的電影或電子書、快要到期的 coupon,加了我的最愛標籤卻還沒讀的開箱文、旅遊攻略等。

不定期收集

首次清理完以後,後面需要開始不定時的覺察、意識或接受來自自己及別人的各種信息、事件。我們需要的是一個能夠隨時隨地幫我們收集新事件、信息的工具。這個機制要滿足 4 個需求:一切、快速、隨手、可靠。4 個要素相輔相成,缺一不可。

相信有些人(包含我)嘗試過在很多不同地方,有很多不同的記事本,辦公室一本、包裡一本、房間、客廳、廁所各一本,有什麼事不管在哪裡都有地方記下來。但是當要回想的時候就尷尬了,人在辦公室想起來上次有記到客廳的筆記本,但是暫時沒辦法回去看,回到家才又發現是在辦公室的筆記本。這倒還好,只是心裡好像有東西在搔癢、覺得不痛快而已,但如果是重要的事情,那可能就有損失發生了。

另一方面,也有很多人碰到的場景是,可能正在進行其他事情、或是開車、通話等,突然想起一件重要的事、一些很棒的靈感、或是有人過來告知一項重要任務,明明知道重要卻沒辦法馬上紀錄,但手邊的事忙完可能又忘記那項任務了。

番茄工作法裡,要求在番茄鐘進行時需要快速紀錄所有「干擾」,但那是我們在桌邊才能紀錄,日常生活的紀錄工具就需要更靈活才可以,要掌握的就是輸入時需要夠快,不做任何信息加工、直接原汁原味收集,盡可能 5 秒內完成。

當然,還有很多其他情況能舉例,但相信藉由上面兩段,已經清楚闡釋了為什麼我們要滿足一切、快速、隨手、可靠四要件。

易效能裡強調道、術、器、用。現在有道、有術,需要的是器(工具)與用(實際踐行),優化成自己的系統。

要將上述收集方法落地,最好的工具就是手機跟 App。我自己使用的是 iOS 的 App OmniFocus。如下圖,介面右下角有一個小 icon,就是進行收件箱收集的按鍵,點擊進去就能開始輸入事項,輸入的事項會進入到 Inbox 裡面。第一次進行收集的人可以盡情地寫,不到 300 項不停。

而首次收集後的不定期收集,諸如日常生活中很多走在路上、上廁所時、洗澡時想到、老婆交代、同事提及需要處理的事情,我們也不希望左耳進右耳出,需要及時錄入,才不會天天被老婆罰跪主機板。

這個時候 Hey Siri 就派上用場了。事先將 reminder 跟 OmniFocus 做好連接,接著每次只需要說 " Hey Siri, remind me… ",這件事情就會自動跑到 OmniFocus 的 Inbox 裡面,我們只需要定期根據 task flow 做檢視、拆解就好囉!當然,這只是舉例,讀者們可以用自己覺得合適的 app 或數位工具。

有在工作的人應該都經歷過因為各種事項同時要跟進處理,超過 6、7 件就開始焦躁的狀態。定期清空大腦、放入 Inbox 後可以大大降低此類壓力,更有餘力專注當下處理更重要的事、或是判斷什麼事更重要再進一步處理。

圖/Will Huang 提供

第二步:排程

在上述的收集進行完以後,我們開始進一步「明確」Inbox 裡各事件的意義,而明確意義只需要問 3 個問題:

1. 要不要做?
●要做的事件繼續往下走流程,不做的進垃圾桶。
●不能做的(如文件、物品、參考訊息等),放到文件夾或是 Evernote(但即便如此,也得「歸納文件」)

2. 我要的結果是什麼?
●明確目的,判斷分類:
─願景、夢想、中長期目標、責任與關注範圍(放到高空系統,建立關注與專案)(要更了解何謂「高空系統」,請參考前文
─專案(大於X個步驟,步驟判斷依據則視個人能力)
─例行公事、瑣事(繼續往下游流程走到 4D──Do it;Delete;Delegate;Defer,第三步執行面會解釋得更清楚)
─只有初步想法還在醞釀的放到將來也許。

3. 下一步行動?
●拆解與明確可執行的最小單位(專案管理的工作分解結構);例如旅行:我今晚八點上網查旅行社聯絡方式+確認過年日期+查詢之前編列的 2019 年預算+……。
●標準描述結構為「主詞+動詞+受詞(物)+受詞(人)+時間地點」
●如果這個行動看起來沒辦法立即執行,那就再進一步拆解。

排程過程中除了上述問題外,另一大重點為排定優先順序,找到那些重要緊急的事、慢慢將整體局勢,調整到投入「重要不緊急」領域的最大化。

另外從高空系統的維度,則可創建各年度目標、拆解成專案,並在每個專案下創建 action。專案類別可以做一些延伸,例如「例行公事/重複事件」。這個類別裡有我特定時間需要做的重複事項,例如三週剪一次頭髮,需要提前預約、每個月要確認孝親、貸款、卡費如期繳交、每年的體檢預約等;而那些不需要耗費精神進行分類的一次性事件,則可以建立「跑道清單」進行歸類,例如跟同事說有人打給他。

圖/Will Huang 提供

接下來,我們就要進入最後一步,也就是「執行」階段。(下篇:再厲害的方法,沒落實前都是空談──打開行事曆,手把手教你時間管理(下)

執行編輯:陳慈晏
核稿編輯:林欣蘋

Photo Credit:Shutterstock、Will Huang 提供

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