無法一步登天的「時間管理學」:普通人要看見才會相信,成功的人知道先相信才有機會看見

無法一步登天的「時間管理學」:普通人要看見才會相信,成功的人知道先相信才有機會看見

前篇:當你真正意識到「時間的價值」,金錢絕對是你最後一個想換取的東西

讀完前文的你,如果已經開始思考目標,恭喜你,你已經上路了。

我們現在假定你已經知道自己想要用時間交換什麼。可以是錢、是升職加薪、移民生活、健康、好身材、流利的英語等等。你知道自己想要用時間來換取這些東西,那麼下一個問題來了,你做的事跟你想要的到底有沒有關係?你的時間是不是花在能達成這些事情的行動上?

如果有興趣,可以推薦下載時間紀錄 App Atimelogger 來記錄自己的時間,但是這個過程其實很無趣乏味,也請記得不要沒完沒了地記錄下去。

管理大師 Peter Drucker 曾經提出一個簡單卻強大的概念「紀錄──分析──改善」:紀錄的目的是為了分析與改善,當紀錄的資料到達具代表性的量時,我們就能開始進行分析與改善,千萬不要傻傻的一直紀錄,那樣太痛苦了而且意義不大,根據經驗,兩週的資料量就已經很有代表性了。

經過總結,我們可以將時間支出的方式分成三大類──固定支出、變動支出與計畫外支出:

固定支出:從提升效率做起

固定支出顧名思義就是雷打不動的支出。從財務上來看,一家公司乃至一個家庭,無論有沒有賺錢,都要有固定的支出;也像我們的基礎代謝率一樣,無論有沒有活動,都會有熱量的消耗。

從時間的角度來看,一切維持生命運轉的時間支出,都是固定支出;每個人都需要吃飯、睡覺、刷牙、上廁所、體檢、洗衣服等。

這些固定支出的最大目的就是確保生命正常運轉,也就是我們並不需要用特定標準來評估好壞,只需要達到及格線,這就類似於 MED(最低有效劑量)概念,達到效果即可,無須精進(除非有興趣將特定行為發展成事業)。

在固定支出中,唯一需要精進的是效率,如果說要達到的效果都是一樣的,那麼要加強的便是如何用更少的時間來達到效果;這可以從兩方面改善──

事件本身的時間支出:重複的事情流程化、工具化、自動化。例如早上需要刷牙洗臉、早餐要吃水煮蛋,那麼我們就不要等洗漱完才煮水煮蛋,起床就先放進鍋裡再洗漱並做好其他事;列好自己的旅行行李清單,運動包清單等,讓自己每次出門都能最短時間整理好。

事件轉換的摩擦時間支出:這一類重點在於事件轉換的摩擦時間,例如出門買水果、回家打掃、出門領錢、拿快遞,最理想的方式是出門一次將水果買完、錢領好、再拿快遞回家;而不是回到家才發現快遞沒拿又跑出門,增加磨擦成本。這類就需要 context 的管理,以及導入批量處理的管理方法(後面會與大家建立起來)。

變動支出:質變勝於量變

變動支出用財務指的就是每個產品的變動成本,這裡的變動指的不是數字上的變動,而是隨著產品數量增加而隨之增加的成本,例如每台 iPhone XS 5 萬,物料人工費 2 萬,那麼 10 台的變動成本就是 20 萬。

與固定支出不同的是,變動支出對於產出更有要求,可以用毛利的概念理解。例如一天 8 小時工作賺 5 千,那麼要將收入增加一倍的方式,無非就是增加一倍的時間(量變)、或是增加每個小時時間的單價(質變)。

大家可以想見,量變有其極限,所以我們的主要追求會是質變。而這也就跟第一篇提及的三個時間交易模式有很大的關係了;在第一種交易模式裡,質變的方式是更高的學歷、證照、升職等,而在第二、三種交易模式中,質變的方式是找到熱情、擴大影響範圍以及可持續性的投資方法。

把交易對象從錢換成我們的目標,也是相同的邏輯。我們不可能一開始就知道達到目標的最佳路徑,就跟我們一開始都要從模式一來獲得報酬一樣,但更重要的是我們需要在過程中不斷試錯、迭代、用越來越好的方法將時間減到最少、效益發揮到最大。

追根究底,產生質變的唯一途徑,就是學習、不斷地學習、堅持不斷地學習,直到每天地些微改變經由時間複利產生裂變;學習的前提是對於目標的預期,學習的過程則是對於目標的相信,因為成果不會立即反饋。普通人要看見才會相信,成功的人知道無論任何情況、遭遇任何挫折,一定要相信才有機會看見。

量變有其極限,所以我們的主要追求會是質變。圖/Brian A Jackson@Shutterstock

計畫外支出:若不樂見,就該避免

按照常規來說,這是所有人最不想看見的。但諷刺的是,大多人嘗試避免的程度遠遠小於他們不樂見的程度。

一般人先想到的大概是意外情況的發生,例如停電、高鐵停駛、路上交通意外、生病導致的相關支出等;而實際上,我們更常見到的是東西弄丟、臨時加班、違規去繳罰款、不自覺的刷手機、同事過來打斷工作開始閒聊、上次的報告要更新卻找了半天找不到……。

大家一定有很多經驗,常常自己忙了一整天,回到家除了累以外,完全回想不起來自己做了什麼事;更糟糕的事,付出這麼多時間精力,就像進了黑洞一樣,忙也忙了、累也累了,卻一點成就感也沒有。

基本上,90% 的計畫外支出都是能夠受控的,而剩下的 10% 也能藉由長期的行為或計劃來規避。例如搭計程車時,所有東西都收到掛在手上的包裡、運動飲食作息正常保持免疫力、提早出發為會議多留一些 buffer 等等。

並非所有計畫外支出都是壞事,如果我們確定刷手機能帶來放鬆,那就勇敢做出決定,把時間拿來刷手機、交換你要的放鬆。

所以減少計畫外支出的方法,首要條件就是先覺察自己的「時間黑洞事項」,例如閒聊、刷 IG、手遊、網民新聞、深夜政治節目、因為疏忽造成的損失(忘帶身分證、皮夾掉了、找資料、找文件),再來就是有意識地圍繞著這些事項建立解決方案,將時間的支出重新導回自己的目標上。

小結

這篇文章開始,已經將先前提出的時間交易拆解到實際的發生層級,後面則要開始導入系統方法與工具來建構個人的時間管理流程。接下來的內容能帶來的,將會是時間單價的提升,而藉由不斷地踐行,將能產生複利效應,達到裂變的成果。

(未完待續)

執行編輯:賴冠穎
核稿編輯:林欣蘋

Photo Credit:prince_apple@Shutterstock

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